Tidsregistrering skaber værdi for virksomhederne

Den 1. juli 2024 bliver tidsregistrering en del af arbejdsdagen hos danske virksomheder, når den nye EU-lov træder i kraft. Projectum, der i mere end 20 år har arbejdet med tidsregistrering, projekt- og porteføljestyring viser, hvordan tidsregistreringen kan skabe transparens og værdi for både medarbejdere og virksomheden.

Den 1. juli i år træder de nye tilføjelser til arbejdstidsloven i kraft for de danske virksomheder. Det betyder, at det bliver lovpligtigt for virksomhederne at have et system, der kan registrere og dokumentere medarbejdernes arbejdstid; et system som også er tilgængeligt for kontrol.

”Jeg vil gerne slå fast, at tidsregistrering handler om at beskytte medarbejderne, sikre deres rettigheder og skabe et bedre arbejdsmiljø. Det er årsagen til, at direktivet fra EU er kommet i stand, og derfor handler det ikke om kontrol, som mange frygter,” siger Peter Bruun, Product Owner hos Projectum, og han uddyber:

”Den nye lov sikrer en struktureret tilgang til tidsregistrering, skaber mere transparens og er et stærkt redskab for både ledelse og medarbejdere til at effektivisere processerne i virksomheden, sikre at arbejdet skaber værdi og styrke samarbejdet.”

Den nye lov om tidsregistrering skal blandt andet sikre, at regler som 48-timers reglen og 11-timers reglen bliver overholdt, samt at medarbejderne får en ugentlig fridag. Det er den danske fortolkning af EU-regulativet, der implementeres, og derfor også den man skal forholde sig til og som giver metodefrihed. Så det er op til virksomhederne at implementere et system, der lever op til lovens krav om at være objektivt, pålideligt og tilgængeligt.

Eksperter i projekt og porteføljestyring
Projectum er specialiserede i PPM og Work Management og hjælper virksomheder i alle størrelser med projekt- og porteføljestyring. Projectum, der er global Microsoft-partner, udvikler egne applikationer som fx Time for Teams, der gør det enkelt for medarbejderne at tidsregistrere og opfylde kravene i det nye direktiv.

“Tidsregistrering er en vigtig del af management i virksomheder, og det er derfor, vi har udviklet Time for Teams. Det giver vores kunder muligheder for at arbejde mere struktureret og træffe bedre beslutninger,” siger Peter Bruun.

Peter Bruun og hans kolleger bruger selv Time for Teams internt i Projectum, fordi tidsregistrering er et aktiv både for medarbejderen og for virksomheden.

Brug tidsregistrering strategisk
Tidsregistreringen kan nemlig bruges strategisk, fordi både virksomheden og medarbejderne kan basere deres viden på data og ikke på en mavefornemmelse. Projectum hjælper medarbejderne med at tidsregistrere elektronisk, holde overblik over arbejdstiden, skabe relevans i arbejdsdagen og skabe et overblik over opgaverne.

”Tidsregistreringen skaber transparens og sikrer overblik for både medarbejder og virksomhed. Hvis medarbejderen fx skal hjælpe kolleger i en anden afdeling med at løse opgaver, så er det nemt at registrere tiden, der bliver brugt på de nye projekter. Det giver medarbejderen et overblik og mulighed for at sige fra, hvis der kommer for mange projekter i porteføljen. På den måde bidrager registreringen også til bedre trivsel og styrker arbejdsmiljøet,” forklarer Peter Bruun.

En medarbejder kan via tidsregistreringen se, hvordan opgaverne fordeler sig i løbet af dagen. Er der for mange projekter? Er opgaverne relevante i forhold til, hvilke opgaver man er ansat til at løse? Er der sat tid nok af til det enkelte projekt? Den enkelte medarbejder kan også bruge tidsregistreringen til at sikre den rette efteruddannelse i form af kurser og lignende, som beskrevet i ansættelseskontrakten.

Opgaver skal skabe værdi
Med tidsregistrering kan virksomhederne følge hele livscyklus i processer og projekter og dermed vurdere om tiden bruges optimalt; om der mangler hænder i en afdeling og sikre, at virksomheden får faktureret de rette beløb for konsulentopgaver. Hos Projectum oplever de, at især mindre virksomheder bruger tidsregistreringen til at dokumentere, om der er sat det korrekte antal timer af til at løse en opgave. Større virksomheder bruger tidsregistreringen til at give et forecast på, hvor mange ressourcer der skal til for at indfri initiativer i porteføljen, og om de dermed rammer forventningerne.

Korrekt opbevaring af data
Et helt centralt punkt i det nye direktiv er, at medarbejderne skal have adgang til data, og data skal opbevares og være tilgængelige i fem år. Det er vigtigt at følge GDPR, og med Time for Teams ejer virksomheden selv data, hvilket også giver flere muligheder i forhold til dataanalyse og indsigter. Loven kommer med metodefrihed, så registreringen kan foregå på mange måder. Det kan være alt fra, at medarbejderne på daglig basis registrerer detaljeret, hvilke opgaver der løses i arbejdstiden til, at medarbejderen ”kun” registrerer sin arbejdstid, hvis der er afvigelser fra de fastdefinerede rammer.

AI og fremtiden for tidsregistrering
For de virksomheder, der skal i gang med tidsregistrering, venter der en administrativ opgave. Hos Projectum arbejder vi med kunstig intelligens, så værktøjerne til PPM bliver endnu mere fleksible og effektive i fremtiden.

”Vi arbejder på features som at koble op til Outlook eller at skrive med en chatbot, der ved, hvad du har brugt din tid på, og som automatisk tidsregistrerer for dig,” siger Peter Bruun. ”For os er tidsregistrering en disciplin, der hele tiden er i udvikling – derfor er vores produkter det selvfølgelig også.”

Ved at integrere AI i tidsregistreringen kan virksomheder se frem til en mere strømlinet og præcis registreringsproces. Dette vil ikke kun reducere den administrative byrde, men også sikre, at medarbejdernes tid udnyttes optimalt, hvilket i sidste ende kan føre til øget produktivitet og bedre overblik over projekter og ressourcer.