Byggesagsbehandlingen i kommunerne er ofte en langvarig, ressourcekrævende og kompliceret proces. Automatisering kan lette noget af byrden, og det har KPMG hjulpet Københavns Kommune med i et banebrydende projekt om brug af kunstig intelligens i det offentlige.
Brug af kunstig intelligens er nu en realitet i den forberedende sagsbehandling i byggesager i Københavns Kommune. Det er sket takket være et godt to-årigt udviklingsprojekt, som kommunens Teknik- og Miljøforvaltning og IT-afdeling har stået for i samarbejde med rådgivningsvirksomheden KPMG.
Københavns Kommune har blandt andet bygget en robot, som i forbindelse med modtagelse af nye byggeansøgninger sørger for at registrere sagen, indsamle relevant information samt journalisere og sende foreløbigt kvitteringsbrev til ansøger. Siden hen er endnu en robot kommet til; en robot, som hjælper med at finde forskelle i dokumenter indsendt til en konkret sag, hvilket er en vigtig og tidsbesparende arbejdsgang for kommunens sagsbehandlere. De to højeffektive nye medarbejdere i Københavns Kommunes Teknik- og Miljøforvaltning har tilmed fået navne; ”Byggebob” og ”Ændrea” hedder de.
”Ideen til Ændrea blev født ud af samtaler med vores sagsbehandlere undervejs i den første del af projektet, og det er et godt eksempel på, hvordan vi har arbejdet: Alle interessenter har været inddraget og undervejs er der opstået nye ideer til automatisering”, siger Michael Brandt Andersen, Enhedschef i Teknik- og Miljøforvaltningen i Københavns Kommune.
”Vi har ikke villet skabe et supertankerprojekt. Vi har agilt udviklet delkomponenter i projektet, som løbende er taget i brug. På den måde har alle kunnet se, at projektet hele tiden kastede løsninger af sig selv, fremfor at udvikle noget i et maskinrum, som skulle stå fiks og færdig om lang tid og tages i brug på én gang.” Michael Brandt Andersen fortæller, at udviklingen forløb i sprints af 14 dage, og efter hvert forløb var der typisk hurtig test og implementering.
Byggebob og Ændrea frigør tid til mere værdiskabende opgaver
Gevinsterne ved det samlede projekt bliver, at svartiden reduceres, at ressourceforbruget sænkes og at kvaliteten samtidig stiger. Det sidste handler om det hårdhændede faktum, at robotten ikke glemmer eller overser noget, men det gør mennesker af gode grunde fra tid til anden.
”Den implementerede automatisering af de indledende faser af sagsbehandlingen, registreringsprocessen, gør, at vi kan frigøre tid til andre dele af sagsbehandlingen og opgaver, som kræver menneskelig behandling og som kan skabe mere værdi for borgere og virksomheder”, siger Michael Brandt Andersen.
Michael Brandt Andersen understreger, at det ikke er selve den tekniske sagsbehandling, men derimod de administrative delprocesser som assisterer sagsbehandlerne, der er automatiseret.
”Den egentlige sagsbehandling og vurdering sker naturligvis fortsat af et menneske, som nu får hjælp af en elektronisk assistent til nogle af de lidt mere trivielle opgaver, der ikke indeholder et element af vurdering.
KPMG har været med til at sætte retning og re-designe processen
”KPMG’s rolle i projektet har været at sikre ambitionsniveauet, sætte pejlemærker og skubbe til i processen. Vi har rådgivet om brug af teknologier, vurderet deres modenhed og vi har også stillet kapacitet og spidskompetence til rådighed, i det omfang der har været behov for det,” fortæller Jakob Blicher-Hansen, Partner i KPMG.
KPMG drager bl.a. nytte af at kunne trække på indsigter i brug af teknologier i andre industrier, som skønt at de kan ligge fjernt fra det kommunale, ikke desto mindre kan være meget værdifulde.
”For KPMG har det været et meget spændende projekt. Også fordi vi har oplevet at arbejde i en symbiose, et meget tæt samarbejde med kommunens Teknik- og Miljøforvaltning, der er den egentlige projektejer, og kommunens Koncern IT, siger Jakob Blicher-Hansen.
Den tværgående IT-afdelings involvering i projektet baner også vejen for, at erfaringerne med automatisering af byggesager i Teknik og Miljø kan udbredes til andre sagområder og processer i kommunen. Det kunne eksempelvis være ansøgningsprocesser i forbindelse med pas, kørekort og serviceydelser.
Det spændende projekt er udpeget af Digitaliseringsstyrelsen som 1 af 11 signaturprojekter om brug af kunstig intelligens i det offentlige. Desuden foregår der en erfaring- og vidensdeling med andre kommuner, som kunne være inspireret af projektet til lignende automatisering af en standardiseret sagsbehandlingsproces.
