Velkommen til fremtidens virtuelle arbejdsplads: Er du klar til omstillingen?

I takt med at det meste af den danske befolkning i disse dage arbejder hjemmefra pga. COVID-19, er den virtuelle arbejdsplads ikke længere et fremtidsscenarie. Men at tilpasse sig den nye hverdag kan være noget af en udfordring.

I Danmark er vi allerede langt fremme når det kommer til digitalisering. Men når hele Danmark pludselig bliver vendt på hovedet, og alle ens medarbejdere fra den ene dag til den anden skal omstille sig til at arbejde hjemmefra, ja så kan selv et veldigitaliseret samfund som Danmark blive udfordret.

”En så markant omstilling som den vi befinder os i lige nu, sætter ikke blot store krav til virksomhedernes it-infrastruktur men også mange af de daglige processer, og det kræver både agilitet, omstillingsparathed og gåpåmod fra alle i virksomheden for at kunne tilpasse sig,” udtaler Bjarke Alling, koncerndirektør i Liga samt formand for IT-Branchens it-sikkerhedsudvalg.

At skulle omstille sig til en ny hverdag med lynets hast kan for mange være noget af en udfordring, for hvor skal man starte og hvordan får man det til at fungere?

Infrastrukturen er det bærende element
Skal den virtuelle arbejdsplads være en succes kræver det, at man som bruger har en god og strømlinet oplevelse, hvor man ikke skal gå på kompromis med en langsom netværksforbindelse og virtuelle møder der går i stå – for det vil få alvor få konsekvenser for produktiviteten.

”Rammerne for at skabe en god virtuel arbejdsplads ligger i at have en stærk og agil it-infrastruktur, der gør det nemt og let for medarbejderne at passe deres job præcis som de plejer. Det vil altså sige, at det skal være nemt for medarbejderne at koble på hjemmefra og at det skal være let at kunne afholde virtuelle møder,” fortæller Bjarke.

Få alle med om bord på den virtuelle rejse
At gå fra delvis digital til fullblown virtuel arbejdsplads kræver sit af alle i virksomheden, og selvom de fleste i dag har en høj digital faglighed, kan det dog stadig være noget af en udfordring at få alle med om bord.

”Som virksomhed og ledelse er det vigtigt, at man sørger for at få alle med på omstillingen. I starten kræver det ofte, at man bruger lidt ekstra tid på at gøre medarbejderne komfortable med den nye og mere digitale hverdag. På den måde har man også mulighed for at forventningsafstemme og sætte ind, der hvor det er mest nødvendigt,” udtaler Bjarke og fortsætter.

“At overgå til en virtuel hverdag betyder også, at mange skal omstille sig til en hverdag hvor fysiske møder bliver udskiftet med de virtuelle, og hvor man ikke bare lige kan få sparring fra kollegaerne over en kop kaffe. Så det er vigtigt at man også husker at prioritere det mere uformelle fællesskab”.

Hjemmearbejdspladsen er guld for hackere
Når medarbejdere kobler på virksomhedens systemer hjemmefra, sker det ofte uden de samme sikkerhedsforanstaltninger som på kontoret, og det gør den virtuelle arbejdsplads til en guldmine for hackere.

Nogle får måske sendt en mail med noget arbejdsrelateret data til deres private computer mens andre måske ikke lige får opdateret computeren, fordi det normalvis sker automatisk. Og det er scenarier som disse, der gør hjemmearbejdspladsen til et oplagt mål for hackerne.

”Brug lidt tid på at oplære medarbejderne i, hvordan man navigerer sikkert når man arbejder virtuelt, og mind dem om, at de sikkerhedsforanstaltninger der gælder på den fysiske arbejdsplads, altså også gælder derhjemme. Selvom det blot er en lille reminder, har det altså en stor forebyggende effekt,” slutter Bjarke.

Sådan får du hjemmearbejdspladsen til at fungere 

Brug omstillingstiden på at træne de digitale kompetencer. Det kan f.eks. være ved at benytte videoopkald til de daglige interne møder.
På den måde har alle fået en brush-up inden de skal bruge det på egen hånd.

Sørg for altid at bruge de officielle kommunikationskanaler og vær opmærksom på ikke at få sendt virksomhedsdata og filer til den private mailboks eller computer.

Husk på, at de sikkerhedsforanstaltninger der gælder på den fysiske arbejdsplads, også gælder på den virtuelle. 

Når man arbejder virtuelt, kan man hurtigt glemme at være der for hinanden, så sørg for i fællesskab at få sat nogle rammer for hvornår der snakkes fagligt, og hvornår det er mere uformelt.

Husk på at hjemmearbejdspladser ofte er ekstra udsatte ift. sikkerhedsbrister.
At få skabt en forståelse for hvordan man opdager og håndtere sikkerhedshændelser kan være en stor hjælp.