Den danske Fintech-virksomhed Acubiz har fundet kuren mod de hovedpiner, som manuel håndtering og bogføring af udgifter giver både medarbejdere, finansafdeling og ledelse. Svaret er intelligent automatisering.
– Helt grundlæggende hjælper vi vores kunder med de bilag der kommer, når man er på farten. I gamle dage samle- de man dem i lommen, og når man så kom hjem, skulle man tage kopier, indta- ste dem i et Excel-ark og putte det hele i en brun kuvert før man afleverede det på bogholderiets skrivebord fortæl- ler Kim Pawrup, salgsdirektør i Acubiz.
– I dag er det helt anderledes. Digitaliseringen af samfundet, og hele ’Mobile First ’-konceptet har betydet, at det i dag forven- tes at refusion af udlæg og bilagshåndte- ring, eller godkendelse af medarbejderes bilag, kan klares imens man er på vej til etkundemøde eller venter på at få sin kaffe eller frokost serveret. Og det kan man altså med vores service, fortsætter Kim Pawrup.
Direkte bogføring
Med Acubiz kan bilag betales på to må- der: det traditionelle medarbejderudlæg med kontanter eller eget kort eller som betaling med firmakreditkort. Begge kræ- ver godkendelse hos eventuel nærmeste leder samt efterfølgende finans og bog- holderi hjemme i virksomheden. Acubiz processen er digital og kan automatise- res i overensstemmelse med bogførings- lov, skatteregler og firmaets egen politik. Mange virksomheder vælger i den forbin- delse at supplere med stikprøvekontrol af bilag efter omkostningstype, måske også medarbejder, så for eksempel 10 pro- cent af de automatisk bogførte bilag bli- ver udvalgt tilfældigt og kan kontrolleres.
Det digitale spor
Mens et bilag fra et kontant medarbejderudlæg kan kræve visuel kontrol for at blive godkendt, kan kontrol af transaktioner på firmakreditkort altså foregå helt digitalt. Virksomheden kan indstille sin Acubiz-løsning til at lade bestemte typer bilag bogføre automatisk, mens andre stadig skal godkendes. Virksomheden kan også definere forskellige regler for forskellige medarbejdere. Her bruger Acubiz det digitale spor, som en firmarelateret udgift afsætter under vejs: Alle steder, hvor du kan bruge kreditkort, er nemlig registreret med en branchekode (en MCC-kode), der identificerer hvilken type forretning der er tale om. MCC-koden kan derfor benyttes til at sætte en række automatikker op, som letter arbejdet for både medarbejderen og virksomhedens finansafdeling.
– Man kan opsætte mange forskellige af- hængigheder, og alt handler om at fjerne unødigt ressourcespild i virksomheden. Man undgår at bruge tid på at kigge på ting, der er givet på forhånd. Hvis en med- arbejder f.eks. har købt en kop kaffe til 30 kr., så kan virksomheden nemt ende ud med at bruge den samme mængde tid og administrative ressourcer på at godken- de udgiften, som det vil koste at håndte- re et indkøb i virksomheden til 30.000 kr. Det synes vi ikke er en hensigtsmæssig måde at bruge sin tid på, og den udgift på 3o kr. til en kop kaffe, vil jo blive godkendt under alle omstændigheder. Så hvorfor ikke lade det ske automatisk,” siger Kim Pawrup.
Værdiskabende for hele virksomheden
Hos Acubiz mener de, at hvis en stor del af en virksomheds udgiftshåndtering i frem- tiden er automatiseret, så vil det frigive tid til andre, og måske mere værdiskabende opgaver. For en finansafdeling vil det i fremtiden spille en større rolle i forhold til at skabe værdi gennem forretningsindsigt.
– Fremtiden byder utvivlsomt på nye og flere muligheder for at indsamle trans- aktionsdata, også når der er tale om virksomhedsrelaterede indkøb. Det gi- ver os mulighed for at lave en auto- matisering 2.0, hvor vi kan lette den administrative arbejdsbyrde omkring dokumentation, kontrol og bogføring af udgifter endnu mere, så virksomheder og medarbejdere kan bruge deres tid på værdiskabelse, afslutter Kim Pawrup.
