Konica Minolta er blandt verdens største leverandører af print- og kopimaskiner, men har også for længst indset, at den eksisterende forretningsmodel er udfordret.
Der er generelt stor fokus på at digitalisere arbejdsgange i virksomhederne, og Coronakrisens tvungne hjemsendelser har desuden vist, at fleksibelt hjemmearbejde i betydeligt omfang både er populært for medarbejderne og effektivt for virksomhederne.
”Sammen med øget fokus på den grønne omstilling, stiller det yderligere krav om digitalisering. I lyset af disse strategiske udfordringer har Konica Minolta meldt sig på banen som en relevant og kvalificeret samarbejdspartner, der skal være med til den grønne omstilling og digitalisering. Det var hovedårsagen til, at Nextagenda blev en del af den japanske gigant i 2019,” siger Mads Rørdam, CEO i Nextagenda og fortsætter: ”Det gør vi ved at tilbyde en løsning, der kan digitalisere forretningsgange ud fra printdata og/eller de mange dokumenter og filer, der ligger rundt omkring i virksomheders arkiver både fysisk og digitalt”.
Kontekstgenkendelse af dokumenter giver effektiv digitalisering
Den danske virksomhed fik straks til opgave at lave en algoritme, der ikke blot skulle kunne analysere indholdet af dokumenter og filer men også kontekstgenkende digitalt indhold på e-mails, filer, scannede dokumenter, arkiver mv. i kunders IT-miljøer.
”Vi har sammen med Konica Minolta udviklet en løsning, der kan identificere og forstå digitalt indhold. Med denne viden kan vi nu automatisk udfylde og processere digitale dokumenter og/eller sagsbehandlingsgange, så det hele foregår automatisk og uden at skulle printe eller taste i mange forskellige IT-systemer i en sagsbehandlingsproces. Findes data et sted, sørger løsningen for at finde det og ”indtaste” det i den relevante kontekst. På den måde kan en proces, der tidligere krævede at man skulle ind i mange IT-systemer, e-mails, dokumenter mv. og søge informationer, foregå helt automatisk så det kan fuldautomatiseres eller kun procesgodkendes af sagsbehandleren”.
Konica Minoltas løsning retter sig dels mod virksomheder og organisationer, der er bagud i digitaliseringsprocessen. Og dels dem, der har stor fokus på digitalisering og har implementeret f.eks. sagsbehandlingssystemer, fagsystemer, arkiver mv., men stadig mangler en tæt sammenhæng på IT-platformen, herunder e-mail.
”Især sagsbehandlingssystemer giver udfordringer i form af, at man er nødt til at printe dokumenter og e-mails for at kunne sammenstille indhold og foretage den videre sagsbehandling. Til dette har vi lavet et løsnings-setup, der kan genkende indholdet i dokumenterne og e-mails, udtrække relevante data og endelig sætte det i en procesmæssig kontekst, så det samlede arbejds-flow digitaliseres og man dermed slipper af med det trivielle arbejde samt højner både kvalitet og arbejdsglæde”, siger Mads Rørdam.
Document Intelligence og Smart Workflow Services
Løsningen er reelt anvendt på to måder. Den første handler om Document Intelligence – hvilket går ud på at identificere og registrere alle dokumenter, så de kan indgå i en digital sammenhæng og automatisere dokument-flowet. Det andet løsningsområde, Smart Workflow Services (SWS), har til formål at digitalisere alt, hvad der printes. En algoritme i Konica Minoltas SWS-model analyserer det, der bliver sendt af sted til printeren og giver et segmenteret overblik over indhold og dokumenttyper. SWS er udviklet ud fra en tese om, at hver gang man printer noget, så er det udtryk for en manuel arbejdsproces. Og hvis en virksomhed kan få et overblik over det, de printer, så kan de også få et kvalificeret indblik i, hvor deres digitaliseringsrejse kan få et yderligere skub.
”Hvis man får et godt overblik over, hvad det er, man printer meget af – f.eks. salgsdokumenter i en salgsafdeling, lokalplaner i en kommune, CV’er og LinkedIn-profiler i HR-afdelingen – kan man vurdere, hvad potentialet er for at digitalisere de arbejdsprocesser. Dem der sidder midt i de manuelle arbejdsprocessers orkanøje har ofte et godt øje for digitaliseringspotentialet men vanskeligt ved at dokumentere og kommunikere det. Det er præcis det, som SWS gør: giver overblik over hvad der printes.”
I virkeligheden er den digitaliseringsproces, som Konica Minolta tilbyder virksomhederne med til at save et vigtigt ben af Konica Minoltas egen forretningsmodel – nemlig printdelen.
”Dette strategiske initiativ, der skal genopfinde Konica Minolta, er sådan set med til at afskaffe print. Det er jo ret visionært, at en print- og kopivirksomhed har til formål at afskaffe print. Men hvis man ikke skal ende samme sted som mange andre, der ikke har meldt sig ind i kampen om disruption, så er man nødt til at være helt med i front her,” lyder det fra Mads Rørdam.
Danmark er kendt for at være et af verdens mest digitale lande, og derfor spiller den danske del af Konica Minolta en vigtig rolle i udviklingen af nye løsninger. Der er således etableret en særlig task force i Danmark, der skal ekspandere Konica Minoltas nye forretningsmodel til i første omgang Nordeuropa – siden skal det videre ud i resten af Europa. Men de løsninger, der passer til danske virksomheder, passer ikke nødvendigvis til tyske, franske eller italienske.
”Vi er i Konica Minolta ydmyge over for det faktum, at lande er meget forskellige, hvad det digitale udviklingsniveau angår. Der findes ikke nogen one-size-fits-all. Derfor skal vi finde ud af, hvordan vi bedst muligt kan understøtte de lokale Konica Minolta-organisationer i deres udvikling frem mod at kunne tilbyde disse ydelser,” siger Mads Rørdam.
