Vejen til en succesfuld konference

Af:

Af Steffen Hou, ejer af Konferencebureauet.dk

Konferencer er for mange virksomheder og organisationer blevet en bevidst del af deres interessevaretagelse og markedsføring, mens den for andre er blevet en decideret indtægtskilde.

Derfor er konkurrencen om deltagerne også stor, og skal du tiltrække publikummer, kræver det grundlæggende en god idé, velovervejet casting af talere, en stram drejebog for indholdet til en fejlfri afvikling, der understøttes af de rette kommunikationsydelser som eksempelvis TV- og videoproduktioner.

Der er derfor en række essentielle skridt, man som arrangør altid bør træde på vejen mod en succesfuld konference, der skaber opmærksomhed før arrangementet, engagement under og genlyd efter.

Du får her inspiration til nogle af de punkter, du bør være særligt opmærksom på.

1: Planlægning, opbygning og design af konferencen
I den indledende fase fastlægges eksempelvis konferences indhold helt overordnet. Hvem kunne være talere og paneldeltagere, hvilken moderator passer ind i programmet – og ikke mindst, hvordan sikrer vi, at indhold og fysiske rammer komplimenterer hinanden.

2: Udvikling af konferencens elementer og genrer
Paneldebat eller interview? Skal vi høre en case-historie? Hvad med at få en part i sagen til at moderere debatten? Inddrage publikum i et dilemma-spil? Det er de rette greb og fokus på hvert enkelt element, der skaber den levende, mindeværdige konference, som flytter noget hos tilhørerne – og som sikrer, at konferences konklusioner lever videre, efter salens lys er slukket.

3: Casting af deltagere
Hvem skal tale, hvem skal debattere, skal en særlig moderator kaldes ind for at stille de rigtige spørgsmål til en central aktør eller en hovedperson? Personcasting skal ramme balancen mellem de mest veltalende, de mest beslutningsdygtige og de bedst sælgende navne.

4: Sammensætning af event
Hvem taler først – ministeren eller værten? Hvordan får man folk med efter frokost? Og skal vi slutte med hovedtaleren eller lægge hende ind som det første? Skab en detaljeret drejebog for forløb og afvikling.

5: Kommunikationskanaler – (digitale og analoge)
Hvordan skaber du maksimal opmærksomhed omkring konferencen gennem produktion og deling af indhold før, under og efter konferencen. Hvordan kan du eksempelvis benytte sociale medier til at skabe opmærksomhed og interaktion gennem livetweets, produktion af videoer, der både kan være med til at sælge billetter optil eventen og skabe opmærksomhed i medier før og under konferencen.

Det er meget vigtigt at tage stilling til, hvordan man kan brande konferencens indhold, mens konferencen finder sted eller umiddelbart efter, så man dermed også undgår at skulle kickstarte sin konference hvert år.

Gennem en indholdsplan kan man fastholde interessen for konferencen, så man ikke skal bruge ressourcer på at vække opmærksomhed, men på at fastholde den, så den lettere konverteres til et “køb af billet” år efter år. Der skal samtidig træffes beslutninger om, hvorvidt konferencen skal være digitalt tilgængelig for publikummer, der ikke kan deltage fysisk.

6: Teknisk afvikling
Kort sagt – der er ikke noget ved at have verdens bedste indhold, hvis lyd, billede eller bagtæppet ryger. Underkend ALDRIG vigtigheden af den tekniske afvikling, da den i sidste ende bestemmer, om budskabet kommer ud over scenekanten, og om konferencens formål indfries.

Medarrangør:
Overvej om din organisation har kompetencerne til at arrangere en konference og at dække alle facetter. Ofte er det en god investering at samarbejde med en erfaren medarrangør, der kan rådgive om alle af ovenstående skridt på vejen til en succesfuld konference. For det er med konferencer som alle andre produkter. Skaber den værdi for deltagerne, kommer de igen, og de anbefaler gerne produktet til andre.

Til gengæld risikerer alle produkter og konferencer også at skræmme “køberen” væk, hvis kvaliteten halter, for så sender det signalet, at kvaliteten nok også er kritisabel i forhold til alt andet, som arrangøren beskæftiger sig med. Konferencen kan i mange tilfælde blive dit visitkort på godt og ondt.

Læs hele udgivelsen i sin helhed elektronisk:

Møder & Konferencer

Seneste nyt

P1399644.MOV.00_02_56_07
Digitale løsninger, der gør det lettere at drive køkken med omtanke
Chef preparing food in kitchen
Nye emhætter fra Øland skal løfte indeklimaet i landets storkøkkener
JacobJensen-065
Det er nu, vi skal presse citronen
Foto,1
Avanceret visuel kvalitetskontrol - drevet af skarpe hjerner og stærke værdier
fi180625
Fremtidens Industri

Mest læste på BusinessReview.dk

dmd120625
Det Maritime Danmark
1 (24)
AR er brudt igennem i mange brancher
j876_1
Jaguar ure til enhver lejlighed
solveigtingey_larsmathiasen
Ældreboliger og seniorboliger – er de en misforståelse?
Foto-1
Hvordan transformerer kunstig intelligens (AI) ejendomsbranchen?
Handlingsplan
Sådan holder du dit ledelsesfaglige niveau
Jesper Pagh
Fremtidens by er ikke komplet automatiseret
Ankomst
PwC nyindretter hovedsæde til en ny tids arbejdsformer
Aspire Vero_lifestyle_03--
Acer tager store skridt frem mod den grønne omstilling
1-CarolineFarberger
Inklusion driver forretningsværdi

Læs også

AI
Sådan påvirker AI din virksomhed – nu og i fremtiden
I en tid, hvor teknologi og forretning smelter sammen, er behovet for stærkt lederskab vigtigere end nogensinde. IT-branchen udvikler...
AI Regulation and Justice. Legal and Technology concept
AI rykker ind i den juridiske verden: Jurister skal lære at spørge på ny
Nu rykker teknologien ind i et af de mest traditionstunge fag: jura. AI-assistenter kan allerede i dag hjælpe jurister med at strukturere...
Samsung-Mobile-Galaxy-XCover7-Pro-and-Galaxy-Tab-Active5-Pro-Ruggedized-Devices_dl3
Sikkerhed er ikke længere valgfrit: Sådan hjælper Samsung virksomheder med at leve op til de nye EU-krav
Det nye NIS2-direktiv stiller væsentligt skrappere krav til både offentlige og private aktører i hele EU. Cybersikkerhed er ikke længere...