På en mere hybrid arbejdsplads er indretningen og brugen af det fysiske kontor og den samhørighed, der kan skabes her, blevet vigtigere end nogensinde. Det mener Sign In Workspace (tidl. Pronestor), som hjælper virksomheder med at skabe attraktive arbejdspladser gennem softwareløsninger til styring af mødelokaler og andre vigtige faciliteter.
Det er ikke kun virksomheden, der skal have et why – kontoret skal også. Hvorfor har vi et kontor, og hvilket formål har det? Det spørgsmål bør virksomheder i højere grad stille sig selv og ikke mindst deres medarbejdere, når de skal finde ud af, hvordan og hvor meget de vil arbejde mere hybridt. Det mener softwarevirksomheden Sign In Workspace (tidl. Pronestor), som udvikler løsninger til booking af mødelokaler og faciliteter. Hvor andre tager udgangspunkt i virksomhedens lokaler, skriveborde og faciliteter, ser Sign In Workspace det fra medarbejdernes synsvinkel ved at gøre sine løsninger så simple og gennemskuelige som overhovedet muligt.
”Medarbejdernes synsvinkel er en vigtig faktor, når virksomheden skal finde ud af, hvilke aktiviteter på det fysiske kontor, der har værdi for medarbejderne og de opgaver, der skal udføres. Man skal jo ikke kun komme på kontoret, fordi huslejen er dyr, men fordi det giver værdi at møde op og dele viden med hinanden i rammer, hvor mødelokaler, deres udstyr og bookingen af dem fungerer optimalt,” siger Kasper Ullits, der er Senior Vice President i Sign In Workspace.
Optimal udnyttelse
Med sine løsninger hjælper Sign In Workspace virksomheder med at håndtere alle aspekter af arbejdspladsen, hvad enten det drejer sig om møder, medarbejdere eller gæster. En af de mest populære løsninger er Planner, som er integreret med Outlook og gør det nemt for medarbejderen at finde et velegnet mødelokale, der understøtter værdien af det pågældende møde og bidrager til en optimal udnyttelse af virksomhedens faciliteter og kvadratmeter. Medarbejderne skal indtaste nogle få ekstra oplysninger, når de opretter et møde i Outlook, og så kommer Planner selv med forslag til mødelokaler baseret på deltagerantal og ønsket udstyr. Systemet håndterer også bestilling af forplejning og andre ressourcer, for eksempel videoudstyr.
”Medarbejderne farer ikke vild i deres muligheder, og virksomheden undgår, at to personer optager et lokale med plads til 10. Men er den ene deltager CEO i en virksomhed, som man gerne vil sælge et produkt til, skal man jo ikke sidde lårene af hinanden i et trangt lokale, og så er et stort, repræsentativt mødelokale selvfølgelig relevant. Med Planner nudger vi medarbejderne til at tage de mødelokaler, der passer bedst til situationen, uden at de selv skal tænke for meget over det,” siger Kasper Ullits.
Dialog med medarbejderne
Til gengæld bør mange virksomheder tænke over, hvilke faciliteter, de har, og hvordan de bruger dem. Sign In Workspace oplever jævnligt, at virksomheder har en forkert opfattelse af, hvordan deres mødelokaler reelt fungerer i praksis. Der er for eksempel de potentielle kunder, som ikke mener at have problemer med deres mødelokaler. Men når anvendelsen af dem undersøges nærmere, viser det sig måske, at de store, repræsentative mødelokaler på femte sal, som egentlig var tænkt til møder med eksterne deltagere, bookes flittigt af medarbejdere til interne møder med få deltagere.
”Til gengæld står de mindre mødelokaler på de nedre etager tomme, og det er jo ikke optimalt,” siger Kasper Ullits.
Sign In Workspace har også oplevet, at udsigten til omgivelserne helt kan skævvride brugen af mødelokaler, der ellers har identiske kvaliteter.
”En stor kunde på Amager manglede mødelokaler med plads til seks personer, men forklaringen viste sig at være, at de mødelokaler til seks personer, der havde udsigt over Københavns Havn, altid var booket op, mens de tilsvarende mødelokaler, der havde udsigt over Amager mod Sverige, sjældent blev brugt.”
Derfor var det relevant at gå i dialog med medarbejderne om, hvordan de ubenyttede mødelokaler kunne gøres mere interessante og attraktive.
Medarbejderne skal kende deres muligheder
”Det er et eksempel på, at vi kan hjælpe virksomheder med at udnytte deres kvadratmeter bedre og skabe rammer, der skaber værdi for medarbejderne og deres arbejde.”
Mange virksomheder bruger i disse år mange penge på at etablere mødelokaler med nyt AV-udstyr, der understøtter det hybride møde, så alle føler sig inkluderet. Sign In Workspace hjælper dem med at blive klogere på, om de nye, dyre faciliteter bliver brugt som forventet.
”Hvis ikke der er den forventede efterspørgsel fra medarbejderne, er der jo ingen grund til at etablere flere dyre, teknisk avancerede mødelokaler. Videokonferenceudstyr til otte eller flere personer koster immervæk en del. Men det kan jo også være en kommunikationsopgave, der mangler. Medarbejderne kender måske ikke deres muligheder godt nok. Det kan vi hjælpe med gennem Planner.”
To lag data giver indsigt
Sign In Workspace udnytter både data fra sensorer i mødelokalerne og data, der samles op via Planner i Outlook. Begge typer data har værdi, men de største indsigter opnår virksomheden, når sensordata og Planner-data bliver koblet sammen.
”Sensorer registrerer, om lokalet bliver brugt, hvornår og af hvor mange, men når vi lægger Planner-data oven på som et kontekstuelt lag, får du pludselig indblik i, hvilke typer af møder, der gennemføres eller annulleres af hvilke medarbejdergrupper osv. Det gør virksomhederne i stand til at træffe vigtige beslutninger om deres faciliteter på et oplyst grundlag.”
Virksomhederne sparer penge, bruger deres kvadratmeter smartere og kan designe en attraktiv arbejdsplads på viden frem for mavefornemmelse. Og medarbejderne sparer arbejdstid, når de kan booke møder nemt og enkelt i et system, de oplever som en hjælp og ikke som en belastning.
”Før corona talte man meget om den aktivitetsbaserede arbejdsplads, hvor man flyttede rundt på kontoret, alt efter hvilken opgave man skulle løse. Hvor gav det bedst mening, at man befandt sig? Den ene dag sad man med salg og marketing, og den næste var man sammen med udviklerne.”
Nu har vi fået den hybride arbejdsplads, hvor man ikke er inde på kontoret alle dage.
”Vi kan hurtigt blive enige om, at en mere hybrid arbejdsplads er fremtiden, men hvordan gøres det bedst? I Sign In Workspace tror vi på, at der er potentiale i at arbejde med data og gennemsigtighed, så det bliver helt klart for virksomhederne, hvordan de bruger deres mødelokaler, hvad medarbejderne efterspørger, og hvordan virksomhederne på den baggrund kan forbedre sig.”
Nu er kontoret i konstant beta
Løsninger fra Sign In Workspace til arbejdspladsstyring gør også gavn i flerbrugerhuse, hvor flere virksomheder deler faciliteter og services. Ifølge Kasper Ullits er der endvidere kommet en ny trend, hvor større virksomheder, der har skåret ned på brugen af deres kvadratmeter, begynder at udleje plads til andre virksomheder, der så får adgang til de samme services og mødelokaler. Her hjælper Sign In Workspace også med at styre brugen af bygningens ressourcer.
”Virksomheder skal i fremtiden være mere omstillingsparate i forhold til de krav, der stilles til deres kontorer. De skal lytte mere til, hvordan de nuværende kontorer bliver brugt, så de kan ændre rammerne og supportere den måde at arbejde på, som der viser sig at være behov for. Det tog os 20 år at transformere arbejdspladsen fra cellekontorer til storrumskontorer, og nu er vi klar til at lave kontoret om fra år til år og fra afdeling til afdeling. Det moderne kontor er nu i konstant udvikling – i konstant beta, som jeg ynder at sige som softwaremand. Det, vi finder ud af i dag, er måske ikke det bedste svar i morgen. Vi ændrer os som individer, og vores behov forandrer sig. Og det afspejler sig også i, hvordan vi anvender vores mødelokaler,” siger Kasper Ullits.
