Det tidskrævende arbejde med at holde styr på udgiftsbilag er snart fortid. Det gælder ikke kun den traditionelle, manuelle udgiftsrapport med excel-ark og en stak bilag fra firmarelaterede udgifter, som bogholderiet kan fornøje sig med.
Det gælder allerede også den nyere digitale afregning med visuelle bilag i elektronisk form – ofte boner fotograferet med en smartphone. Med kreditkortinformationer og automatisering har den danske fintech virksomhed Acubiz således bragt udviklingen yderligere et par skridt frem, så godkendelse af visuelle bilag i elektronisk form ofte er helt unødvendig. Acubiz kalder det fast track, når bilag kan bogføres automatisk i realtid, fordi alle de betingelser, som lovgivning og virksomheden selv opstiller, er overholdt.
”90 procent af vores kunder bruger fast track, som for os er blevet den nye standard, mens samlede udgiftsrapporter med digitale bilag allerede er blevet undtagelsen. Fast track og den traditionelle udgiftsrapport kan dog stadig godt kombineres, hvor det giver mening,” siger Kim Pawrup, CSO i Acubiz.
Direkte bogføring
Med Acubiz kan bilag betales på to måder: Det traditionelle medarbejderudlæg med kontanter/eget kort eller som betaling med firmakreditkort. Den første kræver efterfølgende godkendelse hos finans og bogholderi hjemme i virksomheden. Mange virksomheder sætter dog en bagatelgrænse på bilag, så der ikke skal bruges tid på unødig kontrol. Den anden betalingsmåde er digital og kan automatiseres i overensstemmelse med bogføringslov, skatteregler og firmaets egen politik.
”Det digitale spor fortæller, hvor du har brugt kortet, hvor meget du har brugt, i hvilken valuta og hvornår. Informationerne gør det muligt at automatisere godkendelse og bogføring, for hvis du i app’en bekræfter oplysningerne fra det elektroniske spor, kan der allerede sættes hak ved mange ting. Vi kan selvfølgelig også stadig opsætte løsningen, så du tager et billede, og dokumenterer bilaget manuelt. Når medarbejderen bekræfter et køb, der falder inden for de kriterier for pris og formål, firmaet selv har defineret i systemet, er det relevant at spørge, om flere mennesker behøver at kigge på det bilag. Det kan i stedet bogføres direkte i virksomhedens økonomisystem, som er integreret med løsningen. Nogle steder kræver lokal lovgivning, at det originale bilag bliver gemt, men de fleste brugere, der benytter vores løsning, kan faktisk smide bonen ud, når bilaget er registreret,” siger Kim Pawrup.
Mange virksomheder vælger at opsætte stikprøvekontrol af bilag efter omkostningstype, så for eksempel 10 procent af de automatisk bogførte bilag bliver udvalgt tilfældigt og kan kontrolleres.
Det elektroniske spor
Mens en bon fra et kontant medarbejderudlæg kan kræve visuel kontrol for at blive godkendt, kan kontrol af transaktioner på firmakreditkort altså foregå helt digitalt. Når medarbejderen bruger firmakreditkort, er det nemt at opdage transaktioner, der er i strid med firmaets regler eller lige frem ulovlige.
Hvis ikke medarbejderen bekræfter bilagets indhold og formål, vil app’en nemlig rykke for det, straks transaktionen er gennemført. Et bilag, der er kategoriseret forkert, bliver fanget, når det matches med bilagets elektroniske spor, som leder tilbage til stedet, hvor kortet er brugt. Alle steder, hvor du kan bruge kreditkort, er registreret med en branchekode (den såkaldte MCC-kode), der identificerer hvilken type forretning der er tale om.
”Vi kommer først ind i processen, når pengene er brugt, men vi kan med det samme se, at pengene er blevet brugt på noget forkert og gøre godkenderen i virksomheden opmærksom på det i realtid. Medarbejderens virksomhed kan selv indstille, om der er MCC-koder, hvor kortet ikke må kunne benyttes.”
Dynamisk politik omkring udgifter
Virksomheden kan indstille sin Acubiz-løsning helt efter sine egne ønsker og behov. Den kan vælge at lade bestemte typer bilag bogføre automatisk, mens andre stadig skal godkendes. Virksomheden kan også definere bestemte regler for forskellige medarbejdere.
”Man kan opsætte mange forskellige afhængigheder, og alt handler om at fjerne unødigt ressourcespild i virksomheden. Man undgår at bruge tid på at kigge på ting, der er givet på forhånd. Kombinationen af firmakreditkort og automatisering styrker bogholderi og compliance, og virksomhedens bilagspolitik bliver et dynamisk redskab til adfærdsregulering. Og det hele sker i realtid.”
