Automatisering giver HR større strategisk værdi

Ved at få styr på data og automatisere flere processer kan HR-arbejdet flytte sig fra det rent funktionelle niveau til et taktisk og strategisk niveau, hvor HR bliver mere værdifuldt for virksomheden, mener stifter og CEO i CUBES Software.

Når vi ser repetitivt manuelt arbejde ved et transportbånd, har vi ingen problemer med at forestille os en robot udføre den samme opgave i stedet for. Men når det gælder vores indtastning af de samme ting igen og igen i administrative IT-systemer, falder det os ikke lige så naturligt at tænke på automatisering.

Problemet er nok, at dette arbejde ikke er så synligt for os. Konsekvensen er, at vi generelt har alt for lidt fokus på effektivisering af administrationen, også HR, gennem automatiserede processer. Vi kan effektivisere mange flere ting end i dag og få både strategiske og økonomiske gevinster ud af det.

Det siger Jan Graversen, stifter og CEO i CUBES Software, der leverer integrerede modulopbyggede HR-systemer til virksomheder.

Bagsiden af ”best of breed”
Ifølge Jan Graversen skyldes dobbeltarbejdet og vores manglende fokus på automatisering ikke mindst, at mange virksomheder i det seneste tiår ukritisk har omfavnet trenden om at vælge ”best of breed”-produkter, dvs. produkter, der skønnes at være de bedste på markedet på et specialiseret område i administrationen, frem for samlede systemløsninger, der dækker alle virksomhedens administrative behov på én gang.

”Virksomhederne plukker enkelte systemer til for eksempel rekruttering, timeregistrering, fravær osv. Da mange systemer i dag er cloudbaserede, er de nemme at plukke ned, så man kan få dækket sit behov på et område.”

Data føder nye data
Problemet med denne strategi er, at virksomhederne glemmer, at data skal have hjælp til at føde hinanden og blive delt på tværs af produkter. I det store system er integrationen medfødt. I ”best of breed” skal man selv skabe integrationen.

”Kunden står tit med en uheldig udfordring, der ikke var med i overvejelserne, da man blev fristet af den specialiserede løsning. De fleste nye applikationer i skyen har fuldt åben API, men de snakker ikke automatisk sammen med andre systemer. Det er kundens egen opgave at få dem til det, og det magter kunden sjældent,” siger Jan Graversen. Resultatet er ikke bare dobbeltarbejde og risikoen for, at data indtastes forkert forskellige steder.

Virksomheden går også glip af fordelene ved automatiserede processer, hvor data fra forskellige dele af det integrerede system kan føde nye data og danne oplyst grundlag for nye beslutninger.

”Alle vores egne moduler taler naturligvis sammen fra starten, og hvis kunden vil bevare andre løsninger, hjælper vi med at lave integrationen. Vi integrerer også med SAP, ERP/lønsystemer, Active Directory, Exchange Server og hvad virksomheder ellers bruger lokalt og i skyen.”

Masterdata er fundamentet
CUBES Software tilbyder selv en bred vifte af HR-moduler, der dækker alle elementer i ansættelsesforholdet fra rekruttering til fratrædelse.

Den samlede løsning tager altid udgangspunkt i modulet CUBES Basis, idet hele grundmotoren i CUBES Software er person- og masterdata og den relation mellem data, som på denne baggrund opbygges gennem relationerne i virksomheden.
Men opdateringen af data sker kun ét sted.

”Selv den mindste stump data i en virksomhed kan relateres til en person gennem en afdeling eller et ejerskab. Når du først har styr på personerne og de funktionelle, økonomiske og juridiske relationer imellem dem igennem organisationen, kan du automatisere mange af dine processer med maksimal sikkerhed og stor strategisk effekt.”

”Masterdata er fundamentet. Når du har styr på dem, kan du bygge det operationelle, taktiske og strategiske oven på. Det er vores første og største opgave at sikre masterdata. Dem finder vi tit i Excel-ark eller spredt i flere systemer. Det er rent faktisk sjældent, at vi møder en virksomhed, der har styr på sine masterdata. De bliver ikke opdateret, og typisk sejler det,” siger Jan Graversen.

Op i HR-pyramiden
Han stiftede CUBES Software i 2008 baseret på det intelligente organisationsdiagram, som han siden 1998 havde udviklet for Novo.

Diagrammet skulle bruges i rapportering og dokumentation og erstatte den ineffektive manuelle proces. Organisationsdiagrammet opdaterer automatisk eventuelle ændringer i en organisation, dens afdelinger og dens teams og er stadig en vigtig del af CUBES system.

”Når der er struktur på organisationen og dataflow, får virksomheden mulighed for at automatisere sig op på et højere strategisk niveau.”

”Mange virksomheder tænker ikke strategisk, kun funktionelt. CUBES er skabt for at hjælpe virksomheder med at komme så højt op i HR-pyramiden som muligt. I mine øjne er en negativ konsekvens blandt andet, at virksomhederne ikke har lige så stor fokus på talentudvikling, som de bør have. I stedet for, at HR er et rent administrativt organ, kan vi ophøje det til at være et strategisk organ. Det har meget større værdi for virksomheden, når dit HR-personale kan koncentrere sig om personaleudvikling og ikke skal have fokus på, om personaledata er ens alle steder. Det kan du få robotter til at gøre.”