De nye tilføjelser til arbejdstidsloven træder i kraft den 1. juli, og det får betydning for alle danske arbejdsgivere, der skal indstille sig på nye processer og systemer for at efterleve reglerne. Visma DataLøn & ProLøn står bag DataLøn Tid, som gør det enkelt for medarbejdere og virksomheder at tidsregistrere, så de lever op til reglerne.
De nye lovkrav betyder, at danske virksomheder skal have et system, der kan registrere og dokumentere medarbejdernes arbejdstid i et tidsregistreringssystem, som også er tilgængeligt for kontrol. For mange virksomheder betyder det, at de skal indføre et funktionelt tidsregistreringssystem, der lever op til lovens krav.
”Vi gør det nemt for virksomhederne at registrere tid, så de ikke skal bekymre sig og i stedet kan bruge tiden på deres kerneopgaver. Vi har i mange år arbejdet med at lette den administrative byrde både inden for lønadministration og tidsregistrering”, forklarer Palle Knudsen, der er CRO hos Visma DataLøn & ProLøn, som er Danmarks største leverandør af lønløsninger.
Tryg løsning der lever op til den nye lov
De nye regler gælder som udgangspunkt for alle virksomheder, der har ansatte. Visma har udviklet DataLøn Tid – en brugervenlig løsning, der kræver minimum arbejde for medarbejder og administrator og giver overblik over fx overarbejde og fravær. Løsningen sikrer nem godkendelse af indberetning, og giver medarbejderen adgang til egne data fx via en app. DataLøn Tid er egnet til mange forskellige faggrupper heriblandt funktionærer.
Medarbejdere kan nemt indberette arbejdstid, kørsel, udlæg eller vareforbrug på farten via appen. I produktionsvirksomheder eller arbejdspladser med mange kontormedarbejdere kan DataLøn Tid sættes op med terminaler, hvor medarbejderne kan tjekke ud og ind; registrere fravær, årsager til fravær osv. Systemet, der understøtter den nye lovgivning, kan nemt integreres med Vismas andre løsninger, som fx DataLøn. Medarbejderne har fuldt overblik i appen. Et centralt punkt i den nye lov er, at medarbejderne skal have indsigt i data. Appen giver medarbejderne et godt overblik over arbejdslivet. Her får hver enkelt medarbejder nemlig et komplet overblik over indberetninger, projekter, optjente feriedage, afspadseringstimer, kørte kilometer og meget andet.
”Vi rådgiver virksomhederne, så de er godt klædt på til kravene i den nye lovgivning, så de kan vælge den løsning, der passer til den enkelte virksomheds behov. Det er enkelt at komme godt i gang med at bruge DataLøn Tid uanset branche og behov, fordi systemet kan integreres med det lønsystem, som virksomhederne allerede bruger”, forklarer Palle Knudsen.
DataLøn Tid er et gennemtestet system med tusindvis af brugere. For at komme i gang tilbydes der både en individuel demo af systemet, webinarer eller en gratis 14-dages prøveperiode, hvor systemet sættes op efter den enkelte virksomheds behov.
Beskyt medarbejdernes rettigheder
Lovgivningen lægger op til, at virksomhederne har metodefrihed, men systemet skal være objektivt og pålideligt, og så er det et krav, at både medarbejdere og arbejdsgiver skal have adgang.
”Det er vigtigt at slå fast, at tidsregistrering ikke handler om overvågning, men om at beskytte medarbejdernes rettigheder. Loven skal sikre, at regler som 48-timers reglen bliver overholdt, så medarbejderne ikke arbejder mere end 48 timer om ugen i gennemsnit inden for en hvilken som helst periode af fire kalendermåneder”, uddyber Matilde Yvander, Legal Consultant hos Visma DataLøn.
En anden regel er 11-timers reglen, hvor medarbejdere skal have 11 sammenhængende hviletimer indenfor 24 timer. Derudover har medarbejdere krav på en ugentlig fridag i tilknytning til en hvileperiode. Baggrunden for de nye lovkrav om tidsregistrering udspringer af en sag i EU, hvor den spanske fagforening CCOO sagsøgte Deutsche Bank, fordi banken ikke kunne sikre, at reglerne for arbejdstid blev overholdt.
Kom godt i gang
DataLøn Tid er udviklet, så virksomhederne nemt kan overholde regler for overenskomst, GDPR, tidsregistrering m.m.
”For mange arbejdsgivere vil tidsregistrering være helt nyt, fx har mange funktionærer typisk ikke en tradition i arbejdslivet med at tidsregistrere,” fortæller Matilde Yvander.
Metodefriheden i lovkravene betyder, at medarbejderne ikke behøver at bruge en stopurs-model, men kan registrere den samlede arbejdstid per dag. Det er også muligt blot at registrere afvigelser. Her kan medarbejderen have en fortrykt arbejdsuge med det aftalte timeantal og så nøjes med at registrere, hvis der er afvigelser som fx overarbejde eller afspadsering.
“Der venter et administrativt arbejde hos mange virksomheder. Vi kan rådgive virksomhederne om den juridiske del og hjælpe med udarbejdelse af politik om tidsregistrering, så der bliver overensstemmelse mellem reglerne og de interne politikker i forhold til, hvordan der skal ske registrering af arbejdstid, rådighedsvagter, frokostpauser, lægebesøg m.v. Nogle virksomheder har grupper af medarbejdere, der registrerer tid forskelligt, hvilket vi også kan hjælpe med,” forklarer Matilde Yvander, og hun uddyber:
”For at leve op til loven skal virksomheden sørge for, at data er tilgængelige for arbejdstager minimum fem år, hvilket kræver et driftssikkert system, der lever op til reglerne i GDPR.”
DataLøn Tid sender persondata sikkert og sørger for, at reglerne i GDPR bliver overholdt.
Læs meget mere om mulighederne og løsningerne på dataløn.dk/dataløn-tid
