Administratorer har i årevis arbejdet med teknologiske løsninger, der skal gøre kontormiljøet mere behageligt og effektivt. De nye vaner fra coranens tid gøre det endnu mere oplagt at tage dem i brug. Især gør det øgede hjemmearbejde det mere vigtigt at bruge pladsen optimalt de dage, hvor medarbejderne møder ind.
Der er så mange ting, der kan lade sig gøre med moderne, digital teknologi, men som der i praksis er få, der bruger. Sådan har det i høj grad været i henseende til kontorindretning. Løsninger, der optimerer både pladsanvendelse og indeklima, har længe været tilgængelige, men i praksis har slaget de fleste steder – lidt groft sagt – mere simpelt stået om storrumskontorer eller ej. Datidsformen skyldes, at det efter alt at dømme er ved at ændre sig markant. Der er fløjet en sort svane ind og har ændret spillet, så virksomhederne nu er nødt til at tænke nyt og anderledes.
Den sorte svane er naturligvis coronaen, der har lært både virksomheder og medarbejdere på kontorerne at arbejde hjemmefra i langt højere grad end før. Mange længes tilbage til kollegerne, men omvendt er der også et udbredt ønske om fortsat at kunne lægge en del af arbejdet i hjemmet, i sommerhuset eller et helt tredje sted. DEAS har undersøgt, hvad ejendomsforvaltningsselskabets egne medarbejdere mener om sagen, fortæller Mie Møller, arkitekt og kreativ leder.
”I DEAS har vi udarbejdet en undersøgelse, der viser, at vores medarbejdere har fået øjnene op for den værdi, det har at have en fleksibel arbejdsplads med mulighed for at ønsker folk at arbejde hjemme. Som vi ser det, ser vi ind i en tendens, hvor fremtidens kontor ikke må anskues som værende enten eller, men et både og. Og det er en balance,” siger hun.
En balancegang
Vi har kontaktet Mie Møller for at høre, hvordan man i administrationsbranchen ser på fremtiden, når det kommer til forvaltningen af kontorplads. Og her er man altså midt i en udviklingsfase, som er drevet af både efterspørgsel fra kunderne – ejendomsejerne – og fra kundernes kunder, altså lejerne. Det er især de sidste, der er nødt til at tænke over, hvad de stiller op med den nye situation. At medarbejdere vil arbejde hjemme noget af tiden er umiddelbart fint for dem. Det giver et potentiale for at spare kvadratmeter, og dermed husleje. Men det er en balancegang, for de skal også sikre, at medarbejderne ikke møder ind de samme dage – i givet fald skal de bruge lige så meget plads som før.
Og nok så vigtigt er det, at medarbejderne trods alt bliver ved med at komme ind noget at tiden. Derfor skal arbejdspladsen være behagelig og inspirerende. Det går hverken at placere medarbejderen i et isoleret enkeltmandskontor som i gamle dage, eller midt i det moderne storrumskontors støjhelvede.
Datadrevet indretning
”Vi kan helt klart se, at vi kommer til at tænke anderledes omkring, hvad en kontorarbejdsplads er. Vi arbejder på, at fremtidens kontor og vores måde at arbejde med space planning på bliver mere datadrevet. Vores fokus er på at skabe erhvervsindretninger baseret på data, der kan rumme den nye adfærd, vi har set gennem covid-19. At kunne registrere en adfærd før, under og efter implementeringen af en indretning, er ambitionen. Det vil skabe bedre resultater for de kunder, vi laver erhvervsindretninger til,” siger Mie Møller.
En del af tricket til at nå målet er at lave teknologiske løsninger, hvor man f.eks. kan booke pladser – både til sig selv og til bilen i p-kælderen. Løsningen gør det også muligt for den enkelte medarbejdere at se, om der er ledige pladser på de steder, de bryder sig mest om at være.
”Tager vi udgangspunkt i free seating, ser vi på løsninger, hvor databaserede koncepter også fylder en del. Man kan med fordel kombinere konceptet med teknologiske løsninger, hvor eksempelvis en app registrerer belægningsprocenten, og hvor man kan booke en p-plads, et mødelokale og meget andet,” siger Mie Møller.
Måler indeklimaet
Et andet vigtigt fokusområde er indeklima. Her kan man med sensorer måle f.eks. CO2-indholdet i luften og få data på de akustiske forhold, og man kan se, hvilke områder der bliver brugt mere eller mindre.
”I vores egne fælles mødelokaler har vi sidste år opsat sensorer og skærme, der gør det muligt for os at blive klogere på den specifikke adfærd i lokalerne. Anvendes indretningen som forventet, og hvordan er indeklimaet egentlig? Skærme er med til at nudge en adfærd hos brugerne, da de oplyser om akustik, CO2 og så videre og vil fortælle, hvornår mødedeltagere bør lufte ud, tage en pause eller lignende, så indeklimaet forbedres og et mere effektivt møde opnås,” siger Mie Møller.
Disse oplysninger skal ikke bare være aha-oplysninger, som udlejer og lejere højst bruger til noget konkret, når de om nogle år skal ændre på indretning. Tidshorisonten skal være kortere, og nogle gange ultrakort: Medarbejdere, der uden at bemærke det sidder i et lokale, hvor CO2-intensiteten er blevet høj, skal have automatisk besked om det, så de kan åbne et vindue og/eller holde en pause. Og er der vedvarende problemer i et område, skal der reageres på det.
Hardcore facts
”Vi har ofte lavet indretningsplaner baseret på antagelser. Nu vil vi gerne gøre det mere evidensbaseret. Det er meget interessant, hvis man kan koble indretningen op på mere hardcore facts. For én ting er, hvordan man antager en indretning virker. Noget andet hvordan det faktisk fungerer, og hvordan man kan optimere den,” siger Mie Møller.
Princippet kan også bruges over for nye lejere, så de får et arbejdsmiljø, der passer til deres kultur.
”Vi arbejder også på et mobilt setup, hvor vi kan installere sensorer i lejeres egne lejemål eller på fællesarealer, der over en periode kan kortlægge en adfærd og dermed brugen af de enkelte rum. Disse data giver os mulighed for at designe en indretning, hvor vi – baseret på fakta – kan optimere kvadratmeterne og dermed indretningen,” fortæller Mie Møller.
Netop en større nærhed til lejere og deres medarbejdere er et gammelt ønske hos administratorerne. Som det er i dag kender mange kontoransatte kun administratoren fra et logo på uniformer hos administratorens ansatte, som møder på vej ud eller ind. Men administratorer vil, som alle andre virksomheder, gerne stå stærkt i bevidstheden hos dem, der ultimativt bruger deres tjenester.
