Sponseret indhold

Informationssikkerhed overses ofte i det hybride arbejdsmiljø

Af:

Med den enorme udbredelse af fjern- og hjemmearbejdspladser som især corona-19 har medført, har virksomheder øget deres fokus på de informations- og IT-sikkerhedsmæssige perspektiver. Hos Canon Danmark har man gennem det seneste halvandet år løbet stærkt for at følge med efterspørgslen på sikre IT-løsninger, der giver medarbejderne i landets virksomheder de bedste forudsætninger, så de sikkert kan udføre det daglige arbejde hvor end, de befinder sig.

”I det hybride arbejdsmiljø inddeler vi som oftest IT-sikkerheden i fire områder. Administrering af print og enheder – hvordan er de enkelte enheder sikret? Registrering af oplysninger – ender oplysninger på den ønskede destination? Kommunikation – hvordan administreres udgående kommunikation? Behandling af indhold – hvordan følsomme oplysninger bliver opbevaret, behandlet og destrueret. Disse områder er uhyre vigtige i spørgsmålet om, hvor sikkert virksomhedens hybride arbejdsmiljø er” fortæller Produktchef for softwareløsninger, Jan Schmidtsdorff fra Canon Danmark A/S.

Dokumenter og processer skal digitaliseres
Så længe en stor del af medarbejderne har ubegrænset adgang derhjemme til at gemme lokale kopier af dokumenter på computeren – vil der altid både være sikkerhedsmæssige risici samt muligheder for at overtræde persondataforordningen GDPR. Dokumenter hører hjemme i et arkivsystem på virksomhedens back-end computersystem, hvor det er muligt at styre sikkerheden. Med en portal, som styrer adgangen til og fra back-enden, kommer vi ud over en lang række sikkerhedsmæssige problematikker.

Intelligent indholdsgenkendelse øger sikkerheden
Der findes i dag systemer, som er i stand til at behandle scannede dokumenter, og derefter automatisk udtrække informationer til bestemmelse af dokumentets indhold. Efterfølgende placeres de korrekt: HR-indhold til HR-afdelingens domæne, fakturaer til økonomiafdelingen osv. På denne måde undgår virksomheder, at forretningskritisk information ender et forkert sted.

”Intelligent genkendelse af dokumenter kan hente indholdet fra mange forskellige kilder: fx scanner, overvågede mapper på arkivsystemer, en e-mailindbakke eller en e-form på Internettet. Det behøver altså ikke være fysisk papir, men enhver form for digital information” påpeger Jan Schmidtsdorff.

Informationer i de rette hænder
Det ses ofte, at medarbejderne ’lige’ scanner dokumenter til deres egen e-mailadresse for ’en sikkerheds skyld’ – den såkaldte ’Scan To Mail’-funktion.

”Vores egne analyser viser, at over 90% af alle scanninger er ’Scan To Mail’ og dér skal dokumenter aldrig ende. E-mailindbakken er ikke noget arkivsystem – selv om det for nogle måske fungerer sådan. Her oplever man ligeledes en sikkerhedsrisiko for informationer, da dokumenter dermed opbevares både i mail-systemet og i arkivsystemet. Sikkerhed handler i dag mindre om maskiner og langt mere om begrebet set bredt” påpeger Jan Schmidtsdorff afslutningsvis.

Sikkerhed er rigtigt mange ting – har I styr på dem alle?
Hvad sker der med en lille lokal printer, der har stået på en hjemmearbejdsplads, når denne nedlægges? Hvad med de dokumenter, som bliver liggende i printerens interne hukommelse – også efter den er slukket?

Og er der fuldstændig styr på hvem, der gemmer hvilke dokumenter hvor? Mange gemmer dokumenter lokalt på computerens harddisk for at undgå problemer med ustabile/svigtende netværksforbindelser og login. Men hvad hvis dokumenterne indeholder GDPR-følsomme oplysninger? Der findes masser af disse spørgsmål, som virksomhederne forventes at kunne svare på, hvis Datatilsynet, som er den danske myndighed på området, en dag banker på døren.

Læs mere på https://www.canon.dk/business/solutions/

Uanset hvordan vi sikrer virksomheden, vil det aldrig være systemerne, der udgør den største sikkerhedsmæssige risiko – det vil være medarbejderne.

Seneste nyt

BRE 130225 foto
Ejendomsbranchen i digitalt gear: Er vi klar til fremtiden?
OLYMPUS DIGITAL CAMERA
Bæredygtighedscertificering af kontorer vinder kun langsomt indpas
IMG_8773
Ny platformskal accelerere ejendomsbranchens grønne omstilling
Postterminal
Regeringen vil give kommuner lov til at stikke en kæp i hjulet for nedrivninger – men vil det virke?
Martin Ø hero
Kontor-udlejere harafstået fra at hæve huslejen som følge af inflationen

Mest læste på BusinessReview.dk

Screenshot 2023-06-13 at 09.34
Grøn Tech Berlingske Epaper
lri-TVRqanBJVXRtRHFNMDJHQlZZRDZ6czg5MFdrPQ2
Danmark har brug for et stærkt dansk fintech-økosystem
Steffen-Bang-Olsen
EJENDOMSADVOKATEN: Lejers fraflytningsforpligtelser i erhvervslejemål
1
Biotek-væksthuset har vokseværk
1-sifflagship-01
Sif Jakobs Jewellery åbner sin første Flagship store i København
TAW04304
Et transportfirma, der inviterer til fællesskab
Data-centre_interxion--
Interxion sikrer dataudveksling, sikkerhed og bæredygtighed for missionskritisk IT
General 500x500
PANELDEBAT: Klima og miljøpåvirkninger skal fremgå af regnskaberne
marco-d-abramo-DVpnr8HbHsU-unsplash
Ny rapport slår fast: Digitaliseringen af ejendomsbranchen er for alvor skudt i gang
CPH Pulse 1
Strikse bæredygtighedskrav til både lejer og udlejer ved nyt markant kontorprojekt i København

Nye lovgivninger som GDPR-loven, den nye bogføringslov og det nye NIS2-direktiv gør, at compliance aldrig har været vigtigere. Ifølge GDPR-lovgivning fra 2018 må virksomheder ikke opbevare personligt identificerbare oplysninger i længere tid end strengt nødvendigt. Med den nye bogføringslov fra 2022 stilles der også krav til opbevaring og sporbarhed af alle relevante bilag for regnskabet. Men mange virksomheder kæmper alligevel med tilfældige lagerstrategier uden officielle steder at gemme dokumenter eller muligheden for at finde og spore dokumenter, der er gemt på deres egne servere.

Kilde: Canon Danmark A/S

Læs også

Henrik Pedersen 1
Instant lønudbetaling til vikarer med Freepay PayOut: Fremtiden er nu
”Det har altid været et ønske i vores organisation at tilbyde en løsning, hvor arbejdstagere kan få deres penge med det samme efter...
Boxes on laptop computer. online shopping
Den grønne kurv vinder ordren i B2B-indkøb
I Dansk Industri´s B2B e-commerce analyse ses det, at nye bæredygtige trends for alvor slår igennem, når de professionelle danske indkøbere...
Kardex_img_Customer_Bonver_01
Fremtidens logistikløsninger: Kardex forvandler e-handelslagre
Når vi klikker ”køb nu” på en webshop, forventer vi, at varen hurtigt og effektivt lander på vores dørtrin. Men bag den simple handling...