Informationssikkerhed overses ofte i det hybride arbejdsmiljø

Med den enorme udbredelse af fjern- og hjemmearbejdspladser som især corona-19 har medført, har virksomheder øget deres fokus på de informations- og IT-sikkerhedsmæssige perspektiver. Hos Canon Danmark har man gennem det seneste halvandet år løbet stærkt for at følge med efterspørgslen på sikre IT-løsninger, der giver medarbejderne i landets virksomheder de bedste forudsætninger, så de sikkert kan udføre det daglige arbejde hvor end, de befinder sig.

”I det hybride arbejdsmiljø inddeler vi som oftest IT-sikkerheden i fire områder. Administrering af print og enheder – hvordan er de enkelte enheder sikret? Registrering af oplysninger – ender oplysninger på den ønskede destination? Kommunikation – hvordan administreres udgående kommunikation? Behandling af indhold – hvordan følsomme oplysninger bliver opbevaret, behandlet og destrueret. Disse områder er uhyre vigtige i spørgsmålet om, hvor sikkert virksomhedens hybride arbejdsmiljø er” fortæller Produktchef for softwareløsninger, Jan Schmidtsdorff fra Canon Danmark A/S.

Dokumenter og processer skal digitaliseres
Så længe en stor del af medarbejderne har ubegrænset adgang derhjemme til at gemme lokale kopier af dokumenter på computeren – vil der altid både være sikkerhedsmæssige risici samt muligheder for at overtræde persondataforordningen GDPR. Dokumenter hører hjemme i et arkivsystem på virksomhedens back-end computersystem, hvor det er muligt at styre sikkerheden. Med en portal, som styrer adgangen til og fra back-enden, kommer vi ud over en lang række sikkerhedsmæssige problematikker.

Intelligent indholdsgenkendelse øger sikkerheden
Der findes i dag systemer, som er i stand til at behandle scannede dokumenter, og derefter automatisk udtrække informationer til bestemmelse af dokumentets indhold. Efterfølgende placeres de korrekt: HR-indhold til HR-afdelingens domæne, fakturaer til økonomiafdelingen osv. På denne måde undgår virksomheder, at forretningskritisk information ender et forkert sted.

”Intelligent genkendelse af dokumenter kan hente indholdet fra mange forskellige kilder: fx scanner, overvågede mapper på arkivsystemer, en e-mailindbakke eller en e-form på Internettet. Det behøver altså ikke være fysisk papir, men enhver form for digital information” påpeger Jan Schmidtsdorff.

Informationer i de rette hænder
Det ses ofte, at medarbejderne ’lige’ scanner dokumenter til deres egen e-mailadresse for ’en sikkerheds skyld’ – den såkaldte ’Scan To Mail’-funktion.

”Vores egne analyser viser, at over 90% af alle scanninger er ’Scan To Mail’ og dér skal dokumenter aldrig ende. E-mailindbakken er ikke noget arkivsystem – selv om det for nogle måske fungerer sådan. Her oplever man ligeledes en sikkerhedsrisiko for informationer, da dokumenter dermed opbevares både i mail-systemet og i arkivsystemet. Sikkerhed handler i dag mindre om maskiner og langt mere om begrebet set bredt” påpeger Jan Schmidtsdorff afslutningsvis.