Et fagspecifikt system udviklet til PPR-arbejdet, som minimerer risikoen for, at børnene og deres familier bliver tabt på gulvet, er nu en realitet. Fagpersonerne i PPR får alle arbejdsgange og oplysninger samlet ét sted, hvilket giver overblik, mindsker dobbeltregistreringer og dermed spildtid, samt eliminerer risikoen for inkonsistens mellem systemer.
Baseret på mange års erfaring med udvikling af IT-løsninger til den danske sundhedssektor har NOVAX A/S udviklet et digitalt sagshåndteringssystem til PPR (Pædagogisk Psykologisk Rådgivning) i kommunerne. NOVAX A/S har mere end 20 års erfaring med udvikling af systemer i tæt samarbejde med slutbrugeren fra den kommunale sundhedspleje. NOVAX-systemet kan løse de udfordringer, fagpersonerne i PPR-enhederne oplever. Med NOVAX-systemet bliver fagpersonalet støttet i nemt at kunne indsamle alle nødvendige oplysninger om barnet og familien på samme måde, på det passende tidspunkt i arbejdsflowet og i ét system.
”Vores vision er at hjælpe kommunerne og støtte dem i arbejdet med børnene og deres familier, så de bliver hjulpet i tide. Med NOVAX-systemet får både medarbejdere og ledelse mulighed for ensartethed, overblik samt statistisk gennemsigtighed på det nødvendige niveau. På den måde skabes det bedste grundlag for at hjælpe børnene i kommunen,” siger Sofie Zinck Mathiasen, der er Implementation Consultant hos NOVAX A/S.
Systemet til PPR giver bedre muligheder for at inddrage både børn og forældre ved at informere dem om de igangværende aktiviteter. Dette gøres blandt andet gennem mitID, e-Boks og AULA. Desuden kan fagpersonerne udsende spørgeskemaer via systemet, hvilket giver mulighed for indsamling af struktureret data og eventuelle samtykker.
Det er et fleksibelt system, som kan tilpasses de forskellige arbejdsgange, der er i kommunernes PPR-enheder. Systemet er modulopbygget, og der kan tilkøbes moduler efter behov. Det er cloud- og webbaseret, så der skal ikke installeres noget lokalt hos hver bruger.
”Systemet muliggør, at kommunen kan skabe bedre statistisk grundlag, der kan anvendes på flere fronter – både i relation til økonomisk styring og prioritering, men også i form af overblik over de aktiviteter, som fagpersonerne er i gang med. Hvis kommunen i dag vil have statistik på PPR-indsatserne, så skriver de ud til fagpersoner i PPR-enheden og beder om et manuelt udarbejdet Excel-ark. Med NOVAX er det muligt at lave et udtræk på alle relevante data,” siger Sofie Zinck Mathiasen.
Det medvirker til at give et overblik over hvilke områder, skoler og institutioner, der er mest udsatte i kommunen. Generelt får kommunens beslutningstagere et bedre grundlag for fordeling af ressourcer, så børn og unge med behov for hjælp får dette i tide.
Forældede informationssystemer
Fagpersoner i PPR-enhederne kan have 80-100 børn tilknyttet ad gangen i forskellige forløb, og udfordringen med så mange børn per fagperson er ikke mindst overblikket. At holde styr på hvilke børn man har aktiviteter med lige nu, hvilke er inaktive, men stadig tilknyttet, hvem har behov for gruppeaktiviteter, hvordan inddrages forældre, og hvordan samarbejdes der med skolen, mens GDPR overholdes.
”I dag har de fleste PPR-enheder ikke et fagsystem, som understøtter deres arbejdsgange. Mange arbejder i et dokumenthåndteringsprogram, hvor de kan uploade dokumenter, typisk lavet i Word eller Excel. Det er op til den enkelte medarbejder at skabe overblik over de børn, man er ansvarlig for, og det kan jo foregå på alle mulige måder. Men det er ikke muligt for fagpersonerne at udveksle data, og det er problematisk, da der ofte er tilknyttet flere fagpersoner til et barn, og alle fagpersonerne har brug for indsigt i hele barnets forløb.” Den manglende mulighed for at udveksle data mellem fagpersonale bevirker eksempelvis, at to fagpersoner, deltagende i samme møde, begge skal skrive referat og uploade det i deres dokumenthåndteringsprogram. Desuden sker det, at flere fagpersoner indsamler samme informationer fra børn og forældre. Dette er tidskrævende for fagpersonalet, og yderligere kan det for barn og forældre give en fornemmelse af ikke at blive hørt.
”De fleste fagpersoner er nødsaget til at registrere samme information om barnet flere steder, fordi der ikke er et system, der kan håndtere det hele. Det er meget tidskrævende, og hvis man som fagperson ikke lige har flair for at skabe det store overblik, er der risiko for, at nogle behandlingsforløb for børnene trækkes i langdrag. I nogle tilfælde fanger man måske ikke børnene tidsnok til at hjælpe dem. I værste fald vil konsekvensen være, at det følger dem hele livet. Så der mangler et fagsystem til at skabe overblikket og samtidig opfylde det, som GDPR stiller krav til,” siger Sofie Zinck Mathiasen.
