COVID-19 har medført et stort arbejdspres med mange pludselige og omfattende ændringer, men en af de helt store udfordringer har været kampen med forældede teknologiske processer.
Så hvad kan ledelsen i sundhedssektoren fremadrettet gøre for at tage trykket af ballonen og navigere udenom høj personaleudskiftning?
Digital omstilling er vejen frem
Den globale Corona-pandemi har på sin vis ageret som katalysator for store og vedvarende forandringer i form af digital omstilling. Flere og flere virksomheder ser nu den digitale omstilling som et succeskriterie, når det kommer til mindre personaleudskiftning og ikke mindst medarbejdernes arbejdsoplevelse, trivsel samt engagement. Hos Planday tror vi på, at de arbejdsgivere, der selv er omstillingsparate og klar til at omfavne samt implementere digitale online værktøjer, vil komme stærkere tilbage og lykkes med at beholde dygtigt personale langt ude i fremtiden.
Et stærkt eksempel på én ud af mange testcentre i Danmark, der er lykkedes med at håndtere effektiv og hurtig personalehåndtering i stor skala ved hjælp af online vagtplanlægning, er Copenhagen Medical. Planday blev i februar 2021 kørt ind på kort tid og på grund af appens intuitive natur slap ledelsen for at bruge tid og kræfter på medarbejderoplæring. Medarbejderne kunne blot benytte funktionerne med det samme. Det betød, at Copenhagen Medical inden for de første par dage allerede var i gang med at planlægge omkring 15.000 vagter for over tusind medarbejdere.
“Vi ser hvor godt vores produkt fungerer i de mange testcentre, herunder Copenhagen Medical, hvor vi hver dag hjælper med at organisere de skiftende arbejdstider blandt mange medarbejdere,” forklarer Birgitte Pihl, Plandays Chief People Officer. Hos Planday går vi ud fra devisen om, at livsnerven i en sund organisation er motiveret og velengageret personale.
Derfor giver det god mening, at de virksomheder, der prioriterer og oprigtigt bekymrer sig om deres ansattes arbejdslivssituation, velbefindende og mentale trivsel får mest igen. Resultatet bliver topengagerede medarbejdere, der ønsker at yde en ekstra indsats for at give den bedste patientoplevelse. Det gælder i virkeligheden for ledelsen om at være på forkant med situationen og at stille skarpt på, hvilke foranstaltninger der tager sig bedst ud, så personalet mærker, at de bliver set, hørt, og værdsat samt, at der bliver passet på dem.
Fleksibelt vagtskema øger medarbejderengagement
Et arbejdsliv post-corona er lig med stor omskiftelighed, uforudsigelighed, krav til forandringsparathed og travlhed, hvilket også gør sig gældende iblandt sundhedsvæsenet. Så hvordan kan ledelsen gøre sundhedssektoren til en mere attraktiv og psykologisk tryg arbejdsplads? “Det er de små forskelle, der er afgørende i hverdagen for medarbejderne. De ledere, der bruger tid på at forstå deres medarbejders behov, følelser og adfærd således at de kan være med til at tale om og hjælpe med at løse de snublesten, der naturligt er i vores hverdag på arbejdspladsen, er dem, der fremover vil være fremtidens ledere og opbygge den tiltrækkende organisation”, forklarer Birgitte Pihl. Medarbejdere i sundhedssektoren oplever ofte de samme udfordringer i deres privatliv som ansatte i andre brancher.
For bedre at fastholde dygtigt personale og undgå at medarbejderne trækker veksler på privatfronten, kan ledelsen lette arbejdstrykket ved at overveje at give medarbejderne en vis frihed i den daglige, ugentlige og månedlige (vagt)planlægning gennem et mere fleksibelt vagtskema. Ved at klæde medarbejderne på med de rette digitale vagtplanlægningsværktøjer såsom Planday, hvor personalet altid har skarpt overblik over arbejdstimer og vagter samt selv kan angive tilgængelighed, er ledelsen med til at mindske risikoen for udbrændthed og stress blandt personalet. Det er et klart signal om, at ledelsen tager hensyn til deres private liv og personlige behov, hvilket medarbejderne vil sætte pris på. Får de følelsen af at have mere kontrol og overblik over deres vagtskemaer, føler de sig ofte mere tilfredse med deres arbejde. En naturlig reaktion vil derfor være, at de udviser større loyalitet og oftest ikke ønsker at rykke videre.
Teamwork i spidsen for fremragende patientoplevelser
Medarbejderne skaber sjældent de gode og positive patientoplevelser alene. Der står som regel et helt team bag, så teamwork og fællesskabsånd mellem sundhedspersonalet er vigtigt at have for øje. For at personalet kan yde en fremragende arbejdsindsats og patientpleje, er anerkendelsen af deres (hold)indsats et vigtigt element. Det værdifulde arbejde kan belønnes på adskillige måder, og det kan være en god idé at lave løbende check-ins med personalet.
På den måde har ledelsen altid kendskab til udfordringer, bekymringer og de mest presserende spørgsmål. Det gør lederne i stand til at træffe bedre beslutninger, der gør det trygt og sikkert for medarbejderne at udføre deres arbejde. Medarbejdere er langt mere motiverede til at yde en ekstra indsats, når de føler sig set, hørt og ikke mindst værdsat.
Klar kommunikation får arbejdsdagen til at fungere
God og transparent kommunikation mellem ledelse og personale er alfa-omega for enhver vellykket organisation. Udvikling af stærke kommunikationsfærdigheder blandt ledelse og teammedlemmer reducerer på den ene side fejl, indbyrdes misforståelser og eventuelle konflikter, men skaber også stærkere bånd og opbygger tillid, hvilket også er vigtigt for medarbejdernes faglige udvikling.
Udover at ledelsen gennem klar og tydelig dialog kan skabe langt større klarhed omkring opgavefordeling, forventninger, udfordringer, mål og planer, gør det også lederne i stand til at styre eventuelle uforudsigelige forandringer i den rigtige retning i god tid og på effektiv vis. På den måde føler medarbejderne større tryghed og går ikke i uvished om, hvilke overvejelser og strategier ledelsen har om den pågældende situation samt om fremtiden.
“Klare kommunikationslinjer gør sundhedspersonalet i stand til at prioritere opgaverne samt forstå, hvordan deres roller passer ind i den overordnede strategi, og tegner et tydeligt billede af, hvordan de bidrager til at gøre en reel forskel i deres daglige arbejde,” forklarer Birgitte Pihl.
Også her er digitale kommunikationsværktøjer et godt kort at have ved hånden. Med en online kommunikationsplatform såsom Planday, er både ledelse og personale altid på bølgelængde. Her kan lederne sende direkte beskeder til de rette medarbejdere, så de altid er sikker på, at ingen informationer går tabt undervejs og i stedet kan fokusere på det, der virkelig betyder noget.
Vis en klar vækstvej gennem uddannelsesmuligheder
For at engagere personalet bør ledelsen stræbe efter at skabe et positivt læringsmiljø, hvor medarbejderne har mulighed for at udvikle deres færdigheder og bygge videre på faglige erfaringer. Det giver klart et udbytte på sigt, idet det smitter af på både produktivitet, medarbejdertilfredshed, men også patientoplevelsen.
“For en organisation eller virksomhed er personalet kun lige så succesfuldt som ledelsens evne til at engagere og fastholde dygtige medarbejdere. Personalets trivsel og psykologiske sundhed er derfor ikke en luksus, men en nødvendighed. Skal medarbejderne forblive engagerede, præstere på et højt niveau og levere en patientoplevelse uden sidestykke, betyder det, at ledelsen konstant skal være opmærksom på deres behov og omhyggelig med deres udvikling,” fortæller Birgitte Pihl.
De organisationer og virksomheder, der formår at implementere ovenstående strategier i deres daglige arbejde, vil have langt bedre forudsætninger for at komme stærkere tilbage ovenpå den globale pandemi med reduceret personaleomsætning og større tiltrækning af dygtige og kompetente medarbejdere.
