Mange arbejdsgivere er allerede nu i gang med forberedelserne til, at loven om tidsregistrering træder i kraft den 1. juli 2024. Hos revisions- og rådgivningshuset Grant Thornton hjælper de virksomhederne med rådgivning, så de kan vælge de rette løsninger, der lever op til loven – og det behøver ikke være så kompliceret, som flere ellers går og tror.
I mange EU-lande tidsregistrerer virksomhederne allerede medarbejdernes arbejdstid. Den 1. juli 2024 bliver lovforslaget implementeret på de danske arbejdspladser. Loven betyder, at arbejdsgiverne skal kunne dokumentere deres ansattes arbejdstid ved brug af tidsregistrering.
”Baggrunden for den nye lov om er i bund og grund at at sikre arbejdstagers rettigheder. I virkeligheden kommer der ikke en masse nye love og regler. Det nye er, at medarbejdernes tid nu skal registreres og dokumenteres,” forklarer Rikke Andersen Hviid, digitaliseringskonsulent hos Grant Thornton, og hun uddyber:
”Registreringen skal blandt andet være med til at sikre, at gældende hviletidsregler samt maksimal ugentlig arbejdstid, pauser mv. overholdes. Det betyder blandt andet, at medarbejderne ikke arbejder mere end 48 timer om ugen i gennemsnit, når man ser på en periode på fire måneder. Derudover skal 11- timers reglen overholdes samt medarbejdernes ret til en ugentlig fridag”.
Krav til tidsregistreringssystemet
Loven lægger op til metodefrihed for arbejdsgiverne, men det er et krav, at tidsregistreringssystemet er objektivt, pålideligt og tilgængeligt. Derudover skal medarbejderen have adgang til sine egne oplysninger, og de registrerede oplysninger skal opbevares hos arbejdsgiver i fem år.
”Det er en god ide for virksomhederne at tale med deres rådgivere om, hvilket tidsregistreringssystem, der vil være den rigtige løsning,” siger Rikke Andersen Hviid og uddyber:
”Der er mange aktører på markedet, som udbyder produkter og store forkromede løsninger, men det er at vælge en løsning, der er mere avanceret, end der er behov for.”
Rikke Andersen Hviid understreger, at tidsregistreringssystemet ligger godt i tråd med de nye krav i Bogføringsloven om, at bilag skal digitaliseres. Derfor vil det være en god ide for virksomhederne at få strømlinet og digitaliseret processerne og sikre, at tidsregistreringssystemet er kompatibelt med virksomhedens nuværende lønsystem. Ifølge Rikke Andersen Hviid, er der både en tidsbesparende og økonomisk gevinst at hente på den lange bane: ”Står man og skal til at implementere et nyt tidsregistreringssystem, så bør man samtidig overveje, om der ligger nogle manuelle processer, som fremadrettet kan digitales i samme omgang.”
Tidsregistrering behøver ikke være kompliceret
Generelt set er det nok de færreste virksomhedsejere, som ligefrem glæder sig til implementere nye systemer. Men faktisk behøver loven ikke betyde gennemgribende ændringer i arbejdslivet, og derfor bør arbejdsgivere ikke bekymre sig på forhånd, fortæller Rikke Andersen Hviid. Hun uddyber, at ”det handler om at finde en løsning, der selvfølgelig lever op til loven, men som kræver et minimum af administration”.
Det oprindelige lovforslag er blevet suppleret med to væsentlige elementer. Det første er, at medarbejderne kan nøjes med at registrere afvigelser fra den aftalte arbejdstid. Det vil sige, at medarbejderen ikke behøver registrere tid hver dag, men kun de dage, hvor der er ændringer i arbejdsdagen. Det andet supplement til loven er, at medarbejderne kun skal regi-strere den samlede daglige arbejdstid uden at skulle angive hvilket tidsrum, arbejdet er udført. De to supplementer gør lovgivningen meget mere fleksibel både for medarbejdere og virksomhederne, fordi den administrative del bliver markant mindre og ændringerne i hverdagen til at overskue.
Sørg for at overholde GDPR
Selv om der er metodefrihed, skal virksomhederne sikre, at deres løsning til tidsregistrering overholder GDPR. Det betyder blandt andet, at de nye arbejdsgange skal implementeres i GDPR-processerne, så dokumentationen lever op til de krav, der gælder. Hvis en virksomhed overtræder GDPR-reglerne, kan der falde bøder på op til 4% af dens globale årlige omsætning.
Selvtilrettelæggere kan være undtaget
Kravet om tidsregistrering gælder som udgangspunkt for alle medarbejdere; dog er selvtilrettelæggerne undtaget. En selvtilrettelæggers arbejde kan ikke måles eller fastsættes på forhånd. Selvtilrettelæggerne, er ofte medarbejdere i de højere ledelseslag, eller medarbejdere som har hjemmel til at træffe selvstændige beslutninger.
”Er man selvtilrettelægger, skal det fremgå af ansættelseskontrakten eller et tillæg hertil. Definitionen af en selvtilrettelægger er ikke helt ligetil, og vi anbefaler, at virksomhederne søger rådgivning, hvis de er i tvivl,” fortæller Rikke Andersen Hviid.
Ny politik om arbejdstidsregistrering
Arbejdsgiverne skal udarbejde en politik om arbejdstidsregistrering, der blandt andet skal informere medarbejderne om, hvad er arbejdstid, hvad der skal registreres, hvornår og hvordan. Derudover skal arbejdsgiveren oplyse om sanktioner, hvis medarbejderen ikke registrerer sin arbejdstid korrekt. Den nye lov om tidsregistrering er vedtaget på baggrund af en EU-dom fra 2019 i den såkaldte Deutsche Bank-sag, hvor en spansk fagforening anlagde sag mod Deutsche Bank for ikke at kunne dokumentere en medarbejderes arbejdstider.
Medlemsstaterne i EU blev pålagt at indføre et krav om, at alle virksomheder skal implementere et tidsregistreringssystem, så medarbejdere kan registrere deres daglige
arbejdstid.
Kom godt i gang
Hos Grant Thornton kan de hjælpe arbejdsgiverne med at vælge det mest relevante tidsregistreringssystem, rådgive om brugen samt den endelige implementering i virksomheden. ”Den nye lovgivning træder snart i kraft, så vi anbefaler, at arbejdsgiverne kommer i gang med de indledende processer, så de er klar den 1. juli,” understreger Rikke Andersen Hviid.
Læs meget mere på www.grantthornton.dk
