Bliv Gaffa Genial – sådan improviserer du, når det uventet sker og planen ikke holder 

Artiklen blev oprindeligt bragt i Møde & Eventmagasinet, der udgives af Kursuslex

Jeg har deltaget i og planlagt mere end 1000 møder og events gennem de sidste 30 år og har lært at det eneste du kan være sikker på, er at alting ikke går som planlagt. I sommers var jeg f.eks. taler på en konference i Slovenien. Jeg havde klart og tydeligt bedt eventplanlæggeren om at få en flipchart (en flipover) på scenen. Fem minutter før jeg går på, med en sal fyldt af forventningsfulde konferencegæster, går det op for mig at planlæggeren troede en flipchart var en power point fjernbetjening (den kan jo flippe en power point). 

Det medførte fem minutters panik, indtil det i sidste øjeblik lykkedes at finde en flipover og jeg kunne gøre som planlagt. Jeg er sikker på at alle møde- og eventplanlæggere har masser af den slags historier ikke mindst efter corona, hvor nye usikre elementer som tekniske nedbrud, kritisk sygdom og personalemangel har gjort sandsynligheden for at en god plan kollapser meget større. Det uventede og uforudsigelige har sandsynligvis booket billet til dit næste møde eller event. Men hvad gør du egentlig når det går galt?

De fleste af os har lært hvordan vi laver en god plan, men de færreste har lært hvordan man improviserer når planen bliver ubrugelig. Baseret på 25 års erfaring med improviseret teater og som kreativ i mødeindustrien får du her mine bedste råd til, hvordan du bliver bedre til at improvisere:

Berolig dig selv
Det første vi bliver ramt af er som regel panik. Start med at berolige dig selv. Det kan du gøre på to måder: Rejs dig op. Når du er i bevægelse, tænker du hurtigere og mere kreativt og der er kortere vej til handling. Træk vejret, det beroliger dig og slukker for katastrofetankerne. Mange skuespillere bruger 4-7-8 metoden. Træk vejret ind i 4 sekunder, hold det i 7 sekunder og pust ud i 8. Din vejrtrækning er din redningskrans når verden er et stormfuldt hav.

Hav øjeblikssyn
Erkend tingene som de er, i stedet for at holde fast i hvordan du godt kunne tænke dig de skulle være. Jo hurtigere du erkender at din plan ikke duer, jo hurtigere kan du tilpasse dig den nye situation. Ofte er det sådan, at jo mere tid du har brugt på grundig planlægning jo svære er det at slippe planen. Det er derfor man rent faktisk kan overplanlægge, og gøre det svære at improvisere.

Hav parat plastictet
Når du har erkendt tingenes tilstand, må du prøve at få det bedst mulige ud af situationen. I improviseret teater kalder vi det reglen om “JA OG”. JA’et betyder at vi accepterer tingene som de er og OG’et betyder at vi tilføjer noget nyt til situationen og prøver at vende det til vores fordel. F.eks. oplevede jeg en strømafbrydelse på en event. I stedet for at aflyse fortsatte vi den næste halve time i totalt mørke, indtil strømmen vendte tilbage. Jeg sagde til deltagerne at det manglende lys var en anledning til at opleve og tænke kreativt på en helt ny måde. De var med på den og vi fik alle en uforglemmelig oplevelse. 

Vær gaffa genial
Gaffatape kan redde rigtig mange uventede situationer, men det kan din kreativitet også. At være gaffe genial handler om at bruge det der er til stede i situationen til at løse opgaven, i stedet for at ærgre sig over det der mangler. En ubrugelig power point kan fint erstattet af en flipover med tekst og tegninger lavet på stedet, en syg foredragsholder kan erstattes af en engagerende gruppeproces, en forkert opstilling kan blive til en teambuilding øvelse, hvor deltagerne selv rykker rundt på deres stole og borde.

Vær transparant
Fortæl deltagerne og de andre i dit team at der er sket noget uforudset, så I må improvisere. De fleste mennesker er villige til at acceptere en høj grad af usikkerhed bare det bliver kommunikeret åbent og specifik til dem. Så i stedet for at holde det skjult og gøre det til en pinlig fejltagelse, så fortæl åbent med oprejst pande at den slag uheld kan ske. Hvis du bærer det uventede med nysgerrighed, kreativitet og en sjov kommentar, vil folk ofte beundre dig for din ro og dit mod.

Læs mere på www.movingminds.dk