Seminarer, kurser, konferencer – processen for alle de store møder er den samme. Men hvor skal du starte? Her får du overblik, så du kan gå selvsikkert til opgaven med ro i maven. Start din planlægning her.
Overblik er guld. En fast og gennemarbejdet struktur gør dig tryg og sikker i din planlægning. Den aflaster dig for en masse dobbeltarbejde, så du kan få mere tid til at være kreativ og finde på nye idéer. Du kan gå så selvsikkert til opgaven, at du næsten ikke kan undgå at imponere nogen.
Konsulent Steen Møller og mødeblogger Kristoffer Thrane giver deres bud på 6 hovedpunkter, som er vigtige når du planlægger møder.
1) Find formålet og få det banket fast
Din chef stikker dig opgaven. Eller din kollega. Eller måske en kunde? Det kommer jo an på, hvad du arbejder med. Men du får i hvert fald ansvaret for at planlægge det hele.
Nu er du mødeplanlægger. Chefen, kunden eller kollegaen bliver til ”mødeejer” – den person, du skal arrangere mødet på vegne af. Der er allerede en del idéer på tegnebrættet, som følger med opgaven. Men lad dig ikke styre af dem. Sørg for, at I KUN snakker om formål. Hvis mødeejeren hellere vil diske op med tusindvis af idéer, så drej samtalen tilbage på sporet. Spørg ind til, hvad I så skal opnå med idéerne.
Sådan stiller du spørgsmål til mødeformålet
- Hvad skal I få ud af mødet? Og hvorfor det?
- Hvordan passer det ind i virksomhedens strategi?
- Hvilken adfærd ønsker I, deltagerne skal have efter mødet?
- Hvem er deltagerne, og hvordan er det bedst at påvirke dem?
- Hvilken ROI forventer I af mødet?
- Hvornår er mødet en succes?
Når I er blevet enige om udbyttet, så begynd at undersøge, hvordan du vil designe mødet.
2) Led efter 3 gode steder
Måske har I selv nogle erfaringer med gode steder. Måske har virksomheden endda en liste over, hvilke steder du må bruge. Eller også er der helt frit slag. Surf nettet for muligheder – eller få din personlige bookingekspert på sagen. Hos foreningen Danske Konferencecentre får du gratis og uforpligtende hjælp til at indhente tilbud og booke de bedste møde- og konferencecentre i hele landet. Ønsker du at sparre tid og få en personligt professionel sparring på mødesteder?
Så kan du kontakte os på tlf. 4582 0999 eller www.dkbs.dk.
Markedet er stort, og der er mange gode tilbud. Find frem til de 3 steder, der passer bedst til mødeformålet. Hvordan kan kursusstedet passe til dit møde?
Tænk på især:
- Mad
- Aktiviteter
- Indslag
- Lokaler
- Grupperum
- Oplægsholdere
- Opsætning
- Bordopstilling
- Bæredygtighed
Detaljerne skal spille ind i dit mødeformål. Overvej også om kursusstedet har en lokal seværdighed, som kan hænge sammen med dit mødeformål. Det kan være et sted, en person, en virksomhed – et eller andet, der fortæller deltagerne, hvorfor stedet er et perfekt match til dit møde. Hvis du er rigtig hooked på et af stederne, så tag ud på en site inspection. Lad dem vise dig lidt rundt så du får det rigtige indtryk. Når du er sikker på, hvordan hvert sted passer ind i mødeformålet, så er du klar til at præsentere dine 3 forslag for mødeejeren.
3) Præsenter dine forslag rigtigt
Forbered en skarp, struktureret og spiselig præsentation, hvor du viser mødeejeren, hvad du har fundet frem til. Start med at genopridse, hvordan I kom frem til formålet, inden du kiggede på kursussteder. Hvad blev I enige om, mødeformålet var? Hvordan skulle det passe ind i virksomhedens strategi? Hvilken adfærd ville I ændre?
Når du opridser det sådan, så præsenterer du dine bud i den helt rigtige kontekst. Pas på! Alle har prøvet at have en chef, som pludselig synes, at 2 + 2 = 5. Hvis formålet – som I ellers var blevet fuldstændig enige om – af uransagelige årsager er blevet skiftet ud, så bliver du nødt til at starte forfra. Som i HELT forfra med at definere mødeformål og udbytte. Der er ingen smutveje. Og så skal du ud at afsøge markedet igen. Derfor er det utrolig vigtigt, at I er 100% enige fra begyndelsen. Nu præsenterer du løsningerne, og hvordan de passer til mødeformålet. Snak om dine 3 forslag. Vend fordele og ulemper ved dem – men hold hele tiden fokus på udbyttet. Her er det godt at investere lidt ekstra tid. Hold en dags pause eller to fra opgaven, før I beslutter jer.
4) Planlæg efter formålet
Nu begynder rugbrødsarbejdet. Der er meget at holde styr på, så lav en tjekliste. Den skal køre fra dags dato til mødedagen og til evalueringen – alt sammen i prioriteret rækkefølge og med plads til initialer ved siden af hvert punkt. Så kan du holde styr på planlægningen med ro i maven. Koordinerer med kursuscenteret om dato, mad, overnatning og transport. Book oplægsholdere, aktiviteter og andre indslag. Skriv en skarp invitation til alle deltagerne og koordinerer tilmeldingerne.
Tænk over detaljerne. F.eks.:
- Hvordan skal jeres workshops fungere?
- Hvordan får du de introverte i spil?
- Hvordan vil du løfte energien, når alle bliver trætte?
- Hvilke overraskelser kunne passe ind?
- Hvordan vil du få ordet, når du byder velkommen eller giver informationer?
- Hvordan vil du håndtere pludselige ændringer i planen?
- Hvordan slutter du mødet ordentligt af?
- Og hvordan vil du følge op på det, når I vender tilbage til dagligdagen?
5) Styr det ustyrlige – når planen rammer virkeligheden
Så går det løs! Du har forberedt og planlagt til mindste detalje, men så kommer alle de pludselige ændringer! Ro på. Det er er et stressende erhverv at planlægge store møder. Selv den bedste plan får lidt ridser, og det kan du ikke gøre for. Sørg for at koordinere med én person fra kursusstedet på dagen for at undgå miskommunikation. Når energien er ved at falde, er du klar med et hurtigt og nemt indslag. Sådan et hokus-pokus-mødet-i-fokus-indslag. Måske en energizer eller en icebreaker? På blog.dkbs.dk får du gode inputs til pauser og afbræk i løbet af en mødedag. Vær stolt af dig selv. Du har allerede gjort et enormt stykke arbejde, og det er nemt at glemme i farten.
6) Evaluer med alle involverede
Inden alle går hjem, skal du lige samle en smule feedback ind fra deltagerne. Stil dem 2 simple spørgsmål til, hvad de synes om mødet:
1) Hvad skal I fastholde
2) Hvad skal I forbedre?
Evaluer med kursusstedet og så med mødeejeren.
Tak til Steen Møller, Kristoffer Thrane og Sonnerupgaard Gods for at dele ud af deres viden om møder og mennesker og alt derimellem.
