Sådan får SMV’er styr på kravene – uden dyre systemer

For mange små og mellemstore virksomheder er krav om dokumentation, ISO-standarder og rapportering ikke længere noget, man kan gemme væk i en mappe. Kunder, samarbejdspartnere og nye EU-regler betyder, at have styr på processer og sporbarhed nu er en nødvendighed – men samtidig en udfordring. For hvordan får man skabt orden uden at drukne i nye systemer og dyre løsninger?

Hos den midtjyske virksomhed Prompt IT møder man dagligt netop de udfordringer. Her har man gjort det til sin mission at vise, hvordan Microsoft 365 og SharePoint – værktøjer som de fleste virksomheder allerede betaler for – kan bruges som rygraden i et effektivt ledelsessystem. I stedet for at investere i tunge tredjepartsprodukter får kunderne et system, der passer til hverdagen og kan vokse med virksomheden.

”Det handler om at starte med det vigtige” Louise Vognstrup Perez, ISO- og SharePoint-konsulent hos Prompt IT, arbejder til daglig med at hjælpe virksomheder med at få styr på kravene fra både kunder og EU. Hun ser et tydeligt mønster: Mange SMV’er har værktøjerne, men mangler strukturen.

”Når vi kommer ud til en virksomhed, har de næsten altid det, der skal til. De har Microsoft 365, de har SharePoint, og de har medarbejdere, som er vant til at arbejde i systemet. Det, vi gør, er at vise dem, hvordan det kan bruges til noget langt mere værdifuldt. Det handler om at starte med det vigtige – typisk dokumentstyring, afvigelser og roller – og så bygge videre derfra,” siger hun.

Prompt IT’s tilgang er enkel: De sætter et fuldt ledelsessystem op direkte i SharePoint, hvor alle dokumenter, processer og godkendelser samles ét sted. Det gør det muligt at leve op til ISO-standarderne 9001, 14001 og 45001 m.fl. uden at købe ekstra licenser eller oprette nye platforme.
Når politikker, procedurer og registreringer håndteres i SharePoint, kan virksomheden nemt følge op på hændelser, godkendelser og interne audits – og data kan trækkes ud til både ISO- og ESG-rapportering. På den måde bliver compliance en naturlig del af arbejdsdagen frem for et projekt, der kun findes i teorien.

”Der er faktisk ikke meget, SharePoint ikke kan løse, når det handler om de krav, virksomheder bliver mødt med i dag,” fortæller Louise Vognstrup Perez. ”Når først fundamentet er på plads, kan man bygge videre med flere standarder, dashboards og automatiske flows. Det vigtigste er at holde det enkelt, så systemet rent faktisk bliver brugt.”

Teknik og forståelse hånd i hånd
Bag de tekniske løsninger står et team af specialister med hver deres styrker. Morten Kjær Asmussen og Brian Laursen er udviklerne, der sørger for, at strukturen fungerer og processerne kører gnidningsfrit. De koder SharePoint-løsningerne, designer flows i Power Platform og sikrer, at systemerne bliver lette at vedligeholde.

Louise Vognstrup Perez står for ISO- og compliance-delen – og hjælper virksomhederne med at omsætte regler til praksis, så både kunder og myndigheder kan få den dokumentation, de efterspørger.

Netop samspillet mellem teknik og ledelsessystemer er det, der gør Prompt IT anderledes. Løsningerne er ikke kun udviklet af IT-folk, men formet i tæt samarbejde mellem teknikere og konsulenter, der selv har arbejdet med audits, certificeringer og kundekrav.

Erfaring fra nogle af Danmarks mest krævende brancher
Selvom Prompt IT kun har få år på bagen, har virksomheden allerede leveret løsninger til f.eks energi og forsyning, fødevarer, fly- og metalindustrien – brancher med høje krav til sporbarhed og dokumentation. Erfaringen har gjort det muligt at udvikle pakker, der dækker kvalitet, miljø, arbejdsmiljø og IT-sikkerhed.

”Mange bliver hurtigt overvældet af kravene, men man behøver ikke starte med alt på én gang,” siger Louise Vognstrup Perez. ”Når de første strukturer er på plads, kan virksomheden selv, eller med hjælp fra os, bygge videre – fx med leverandørstyring, HR eller projektoverblik.”
Prompt IT leverer færdige SharePoint-løsninger til fast pris. Efter kortlægning og opsætning følges en hurtig træning, og på få uger er de vigtigste processer kørende.

Målet er, at bruge mindre tid på dokumenter – og mere på resultater.

Når compliance bliver en konkurrencefordel
For Louise Vognstrup Perez handler det i sidste ende om at give SMV’er en realistisk vej til kontrol og dokumentation. ”Det er ikke nok bare at overholde kravene. Det skal give mening for forretningen. Når man bruger SharePoint som fundament, får man et system, der både understøtter hverdagen og gør det lettere at vise, at man har styr på tingene. Det er faktisk en konkurrencefordel,” siger hun.

Og måske er det netop den balance mellem teknik, forståelse og jordnær tilgang, der gør, at flere og flere virksomheder vælger at tage fat i Prompt IT, når kravene bliver mange – og tiden knap.