For få år siden handlede arbejdspladsen først og fremmest om at stille et skrivebord, en stol og en computer til rådighed. Medarbejderne mødte ind, udførte deres arbejde og tog hjem igen. Den tid er forbi.
I dag arbejder virksomheder med vidt forskellige modeller for arbejdslivet. Nogle giver stor fleksibilitet, mens andre ønsker flere medarbejdere tilbage på kontoret, enten et fast antal dage om ugen eller hele ugen. Fælles er behovet for arbejdspladser, der understøtter både trivsel, samarbejde og produktivitet. Det har ændret rollen for facility management markant.
Fokus ligger fortsat på bygninger, drift og vedligeholdelse, men opgaven er blevet bredere. Det handler om at skabe arbejdspladser, der fungerer for de mennesker, som bruger dem hver dag.
Den udvikling oplever Jesper Oelert-Pedersen, Kommerciel Direktør i Coor Danmark, hver dag i dialogen med både private virksomheder og store organisationer.
“Hvis man kigger 10-15 år tilbage, så kom facility management meget ud af bygningsdriften og måden at servicere ejendommene på. I dag handler
det langt mere om, hvordan mennesker bruger bygningerne, og hvordan arbejdspladsen fungerer for medarbejderne,” siger han.
Forandringen afspejler en bredere bevægelse på arbejdsmarkedet. Virksomheder er blevet mere opmærksomme på, hvordan arbejdspladsen påvirker trivsel, effektivitet og samarbejde. Samtidig er forventningerne til den daglige service steget.
Det gælder alt fra rengøring, reception og teknisk support til kantiner, mødefaciliteter og kaffeløsninger.
Arbejdspladsen skal understøtte produktivitet og trivsel
Måden, vi arbejder på, har ændret sig markant. Nogle medarbejdere har brug for ro og fordybelse. Andre arbejder projektorienteret og bevæger sig mellem møder, workshops og samarbejde i løbet af dagen. Derfor efterspørges arbejdspladser med langt flere funktioner end tidligere. Stillezoner, projektområder, fleksible arbejdsstationer og uformelle mødesteder er blevet en naturlig del af moderne kontormiljøer.
“Fleksibiliteten er en helt anden i dag. Du har behov for flere funktioner rundt omkring fysisk, så det passer til den arbejdsopgave, du skal løse,” siger Jesper Oelert-Pedersen. Samtidig oplever mange virksomheder, at HR og ledelse interesserer sig mere for arbejdspladsens betydning for kultur, trivsel og medarbejderoplevelse. Flere steder arbejder funktioner på tværs for at sikre, at arbejdspladsen understøtter den måde, organisationen arbejder på.
Titler som Workplace Experience Manager og Head of Workplace Experience er dukket op i enkelte større virksomheder og afspejler et bredere fokus på arbejdspladsens rolle.
For Jesper Oelert-Pedersen er det et tegn på, at virksomheder vurderer arbejdspladsen ud fra flere parametre end tidligere.
“Du vil jo gerne have de allerbedste medarbejdere, og det vil dine konkurrenter også. Så er det jo konkurrencen om de bedste medarbejdere. Mange gange handler det om, hvilke rammer virksomheden kan tilbyde,” siger han.
Serviceleverancen skal følge arbejdspladsens udvikling Arbejdspladsen handler dog om mere end indretning og kvadratmeter. Ifølge Jakob Linding, divisionsdirektør for IFM, Food & Workplace i Coor Danmark, er det afgøren-de, at serviceleverancen udvikler sig i takt med den måde, arbejdspladsen bliver brugt på.
“Mange virksomheder ændrer deres arbejdsmønstre i disse år. Nogle ønsker flere medarbejdere tilbage på kontoret, mens andre fortsætter med hybride modeller. Uanset hvilken retning man vælger, skal serviceleverancen følge med,” siger han. Når brugen af arbejdspladsen ændrer sig, ændrer belastningen på faciliteterne sig også.
“Hvis flere medarbejdere kommer tilbage på kontoret, stiger presset på mødelokaler, arbejdsstationer, kantiner, kaffemaskiner og fællesfaciliteter. Derfor er det vigtigt løbende at tilpasse serviceleverancen til den faktiske brug af arbejdspladsen,” siger Jakob Linding.
Han oplever, at virksomheder ofte fokuserer på de fysiske rammer, mens den daglige service har mindst lige så stor betydning for medarbejdernes oplevelse.
“Mange af de ting, medarbejderne lægger mærke til i hverdagen, handler om, hvorvidt tingene fungerer. Om mødelokalerne er tilgængelige. Om kaffeområderne fungerer. Om rengøringen følger behovet. Det er ofte de små ting, der er med til at forme den samlede oplevelse.”
For Coor handler facility management derfor om langt mere end drift. Det handler om at forstå, hvordan mennesker bruger arbejdspladsen, og sikre at service, faciliteter og arbejdsmønstre hænger sammen.
De små møder former den samlede oplevelse
Hos Coor har man samlet flere serviceområder under samme organisatoriske paraply. Facility management, re-ceptionstjenester og food services arbejder tæt sammen omkring den samlede arbejdspladsoplevelse.
Bag beslutningen ligger en erkendelse af, at medarbejdernes oplevelse formes af mange forskellige kontaktpunkter gennem arbejdsdagen.
Receptionen om morgenen. Kaffen i køkkenet. Frokosten i kantinen. Hjælpen ved et teknisk problem. Mødet med servicemedarbejdere rundt omkring på arbejdspladsen. Hver enkelt situation virker måske beskeden, men tilsammen påvirker de oplevelsen af virksomheden.
“Det er hele humlen i at få den gode oplevelse på arbejdspladsen. Alle de steder, hvor mennesker møder mennesker, har betydning,” siger Jesper Oelert-Pedersen. Han sammenligner det med oplevelsen på et hotel eller en restaurant. Der findes restauranter, hvor maden er god. Der findes også restauranter, hvor hele oplevelsen gør indtryk. Her husker gæsten stemningen, servicen og fortællingen omkring måltidet. Samme mekanisme gør sig gældende på arbejdspladsen.
“Det er de små ting, der gør forskellen. At folk bliver mødt på en god måde, at tingene fungerer, og at man føler sig velkommen,” siger han.
For virksomheder, der kæmper om kvalificeret arbejdskraft, bliver den samlede oplevelse stadig vigtigere. Jobsamtaler handler i dag om mere end løn og titel. Kandidater vurderer virksomhedens kultur, arbejdsmiljø og de rammer og services, der møder dem i hverdagen.
Bæredygtighed flytter fra strategi til hverdag
Parallelt med fokus på trivsel og arbejdsoplevelser fylder bæredygtighed stadig mere i virksomhedernes beslutninger.
For Coor handler det om at integrere bæredygtige valg i den daglige drift.
Det gælder blandt andet ved ombygninger og ind-retning af arbejdspladser, hvor eksisterende inventar kan få nyt liv gennem genbrug og renovering.
Det gælder materialevalg, rengøringsmetoder og energiforbrug. Og det gælder i høj grad kantine-driften.
Her arbejder virksomheden blandt andet med løsninger, der skal gøre plantebaserede måltider mere attraktive for medarbejderne.
“Det interessante er jo, hvordan man får folk til at synes, at den grønne ret faktisk er den mest spændende. Det handler om præsentation, smag og oplevelse,” siger Jesper Oelert- Pedersen.
Han peger på, at arbejdspladsen har en unik mulighed for at påvirke vaner og adfærd gennem de mange valg, medarbejdere træffer i løbet
af dagen.
“Det kan godt være, at én tallerken ikke ændrer verden. Men hvis den får mennesker til at tænke anderledes og tage nogle nye vaner med hjem, så har den værdi,” siger han.
For Jakob Linding handler bæredygtighed om at gøre ambitioner konkrete.
“Arbejdspladsen giver virksomheder mulighed for at omsætte ambitioner til handlinger i hverdagen. Det gælder både i kantinen, i materialevalg og i den måde, arbejdspladsen drives på,” siger han.
Mennesker bliver endnu vigtigere
Teknologiske løsninger og AI forventes at ændre mange arbejdsfunktioner i de kommende år. Ifølge Jesper Oelert-Pedersen gør det ikke arbejds-pladsen mindre vigtig. Tværtimod.
“Den her bevægelse omkring den enkelte medar-bejder bliver måske endnu vigtigere fremover,” siger han.
Teknologien kan hjælpe virksomheder med data, planlægning og optimering. Samtidig bliver samarbejde, kultur og menneskelige relationer fortsat afgørende for organisationers udvikling.
For både virksomheder med stor fleksibilitet og virksomheder, der ønsker flere medarbejdere tilbage på kontoret, peger udviklingen i samme retning.
Læs mere på coor.com
