9 ud af 10 virksomheder arbejder mere digitalt nu end før coronakrisen. Dét er da digitalisering, der er til at tage at føle på. Vi skal dog passe på, at vi ikke bare sætter strøm til den gamle måde at arbejde på.
Skrevet af; Pernille Erichsen, chef for DI ledelse og virksomhedsudvikling
Den hybride arbejdsform giver mulighed for et helt andet miks af, hvor arbejdet udføres. Mange virksomheder har åbnet for øget hjemmearbejde, som giver mulighed for mere fleksibilitet i arbejdet og for mange også bedre work/life-balance. Og virksomhederne har også indset, at den digitale arbejdsform er et vigtigt konkurrenceparameter når det handler om at tiltrække og fastholde medarbejdere. Men hybridarbejde handler om meget mere end hjemmearbejde. Det er et helt andet miks af, om arbejdet udføres online eller ved at mødes fysisk – både når det gælder samarbejde med vores kollegaer og med vores kunder og leverandører. Salgsteams har eksempelvis erfaret, at mange salgsprocesser godt kan gennemføres uden rejseaktivitet. Også internt i organisationerne er vi begyndt at spare rejseaktiviteten væk. Vi kan i det hele taget rigtig meget virtuelt i dag sammenlignet med før krisen.
I en analyse lavet af Dansk Industri fra februar 2022 kan man se, at hele 87% af de adspurgte virksomheder løser flere arbejdsopgaver online sammenlignet med før COVID-19. Når man så ser nærmere på hvilke opgaver, der er er blevet digitaliseret, er det i høj grad mødeaktivitet: internt i virksomheden såvel som eksternt med samarbejdspartnere, leverandører og kunder. Det betyder, at vi kan nå mere end før.
Vores læringskurve for nye måder at arbejde i et online forum har været ekstrem stejl de sidste 2 år, og det er ikke så tit, at implementering og anvendelse af nye digitale systemer går så hurtigt. Når man skubbes ud på det dybe vand, er der ikke andet for end at lære at svømme. Sådan har coronakrisen nok kunnet føles for mange virksomheder: abrupt, overraskende og overvældende. Vi gjorde mange ting rigtigt under krisen, men vi handlede også hurtigt. Vi flyttede vores etablerede arbejdsgange over på et online forum, og det virkede godt. Vi reducerede omkostninger – og det har haft en kæmpe betydning for mange.
Vi skal dog passe på ikke at tro, at vi dermed er nået i mål med den hybride omstilling. Det er ikke nok, bare at ”sætte strøm” til det, vi er vant til. Og var der nogle, der troede corona ville føre til en revolution i den fysiske indretning af virksomhederne, kan de godt tro om igen. En ny undersøgelse fra Dansk Industri således, at nyt og mere digitalt og fleksibelt arbejde endnu ikke har efterladt det store aftryk på den fysiske indretning rundt omkring i virksomhederne. 69 procent af de adspurgte i undersøgelsen svarer således, at de ikke har ændret på deres fysiske arealer. Det tyder på, at der endnu er et arbejde at gøre i forhold til at få indrettet de fysiske rammer, så de harmonerer med nye og mere fleksible arbejdsformer. Men det afspejler også at mange virksomheder er ved at finde deres fødder i mere hybride arbejdsformer og af gode grunde venter med at beslutte ændringer i de fysiske arealer til, at de har et bedre billede af, hvad der er brug for.
Og der vil opstå mange nye spørgsmål, når vi i langt højere grad arbejder digitalt. Dette gælder både internt i virksomheden såvel som i forhold til kunder og leverandører. Den kreativitet og innovationskraft, der gjorde os i stand til at drive forretningen videre, trods omfattende restriktioner i samfundet, skal vi have i spil nu: Hvis vi skal udnytte det digitale skub, coronakrisen har givet os, må vi se nærmere på, hvordan vi kan bruge vore styrkede digitale kompetencer til at skabe forretning med og hvilke nye forretningsområder det åbner op for.
Hvad skal der til for, at hybridarbejde (for)bliver et digitalt konkurrenceparameter for danske virksomheder?
Direktør i DFM: Vi har brug for modige facility managers
Mod er helt afgørende hvis de gode ting, som corona trods alt førte med sig, ikke skal forsvinde igen. Vi lærte nemlig i coronatiden, at vi effektivt kan arbejde hjemmefra, vi kan reducere rejseomkostninger ved at holde online-møder og vi kan skabe en bedre worklife-balance, ved at arbejde mere fleksibelt. Det faktum at vi har fået smag for det fleksible arbejdsliv og at det fungerer for mange, måske især de pressede børnefamilier, at arbejde hjemmefra, tvinger os til at forholde os til, hvad kontorets rolle skal være i fremtiden. Hvis mange foretrækker at arbejde hjemme to dage om ugen, er der ikke behov for den samme plads på kontoret og det samme antal skriveborde. Men hvad skal pladsen så? Skal vi bruge pladsen kreativt på fitness, badmintonbane eller andet for at tiltrække og fastholde medarbejdere i en tid, hvor der er stor efterspørgsel på kvalificeret arbejdskraft? Eller skal pladsen reduceres med de positive økonomiske effekter det vil medføre? Det er spørgsmålene, der stilles i rigtig mange af vores medlemsvirksomheder.
Der er mange muligheder men det bør stå klart, at alle bør udnytte de ledige kvadratmeter på den ene eller anden måde. Det kræver it-systemer at koordinere fremmøde, så vi kan styre belægning af skriveborde samtidig med vi kan styre mængden af mad i kantinen. Det kræver en indsigt i medarbejdernes behov – og en forståelse for hvad der gør det attraktivt at møde fysisk op på kontoret herunder hvordan videndeling og tværfagligt arbejde kan trives i dette nye set up. Jeg opfordrer derfor facility managers til at være modige og turde lægge en ambitiøs plan for fremtidens arbejdsplads. Det vil gavne den enkelte virksomhed og medarbejderne på samme tid.
HP-direktør: Hybridarbejde kræver en sund balance mellem arbejde og fritid
Den hybride arbejdsplads, hvor vi arbejder noget af tiden på kontoret, på farten, og noget af tiden hjemme, har medført en lang række positive, efterhånden velkendte, muligheder. Men den øgede digitalisering som hybriditet er betinget af, bidrager imidlertid også til en utydelighed af grænsen mellem at være på arbejde og ikke at være det. Hybridarbejde bliver derfor først et konkurrenceparameter for danske virksomheder, når de formår at foranstalte en sund arbejdskultur, der også rækker ind på hjemmekontoret. Det er veldokumenteret, at den hybride arbejdsplads, hvor det er nemt for medarbejderne at veksle mellem at være fysisk til stede på kontoret og arbejde hjemmefra, gavner trivslen såvel som produktiviteten for mange. Den øgede medbestemmelse giver virksomhedernes ansatte mulighed for individuelt at strukturere deres tid, hvilket gør, at hverdagens gøremål og arbejde lettere bliver forenelige. Et grundelement i den moderne, fremtidige arbejdsplads er derfor unægteligt fleksibilitet.
Men den hybride arbejdsplads fleksibilitet har også en mulig skyggeside. For når vi konstant har mulighed for at være tilgængelige via mail på vores mobiltelefoner og hjemmekontorer, og vi er skiftevis på arbejde og private, kan presset for at være online og tilgængelige udenfor almindelig kontortid føles større. Distinktionen mellem arbejde og fritid kan forsvinde i større grad. Derfor er det nødvendigt at fokusere på en sund balance mellem arbejde og fritid. Virksomheder som formår at foranstalte mulighederne ved hybridarbejde, og som også skaber rammer, der fordrer en sund arbejdskultur med øje for work-life balance og de ansattes trivsel, vil derfor i højere grad være konkurrencedygtige i kampen om at tiltrække og fastholde medarbejdere på det moderne arbejdsmarked. Tillid og forventningsafstemning er afgørende elementer i dette arbejde.
Fleksibilitet og medarbejderfokus er en konkurrencemæssig fordel
Tiden er løbet fra den traditionelle opfattelse af, at medarbejdere skal møde fysiske på arbejdspladsen hver morgen kl. 9.00. Stadig flere virksomheder får øjnene op for mulighederne ved at nedskalere antallet af faste kontorpladser og omsætte besparelsen til medarbejdergoder, der giver langt større værdi og tiltrækker de bedste kandidater. Besparelserne ved en hybrid arbejdsplads er væsentlige. F.eks. koster én fuld arbejdsplads ca. 5.000 kroner pr. måned, uanset om medarbejderen er der eller ej. Besøger man sine kunder er der udgifter til parkering, transport til og fra møder, samt tiden forbundet hermed. Oveni kan man lægge tunge investeringer i it-miljøet, som er skaleret til at servicere alle medarbejdere på én gang. Alt sammen omkostninger, der ikke skaber ny værdi i forretningen eller for medarbejderne. På den lange bane handler det derfor om at skabe en mere bæredygtig virksomhed med en stærk sammenhængskraft blandt medarbejderne.
I et helikopterperspektiv betyder det, at virksomhederne skal gøre sig relevante fremadrettet. Det sætter dem i en bedre position, hvis de ikke lader sig begrænse af de fysiske rammer, men løbende kan tilpasse sig medarbejdernes, kundens og forretningens aktuelle behov. Uanset hvordan fremtiden tegner sig, vil de virksomheder, der klarer sig bedst, nemlig være dem der er mest agile, kan tiltrække og fasthold de bedste medarbejdere samt skalere deres omkostninger.
