Der er altid lidt på spil, når årets firmafest skal planlægges. Maden skal ramme bredt, stemningen skal være rigtig, og for nogen skal der være overnatningsmuligheder. Hos Bella Sky Conference & Event begynder planlægningen derfor med en dedikeret og erfaren eventkoordinator.
Til det første møde starter samtalen med, hvad virksomheden gerne vil skabe, hvem der kommer, og hvad gæsterne helst skal huske bagefter. For det er ikke nødvendigvis de dyreste løsninger, der gør forskellen. Ofte ligger den i de små valg, der får aftenen til at føles som virksomhedens egen.
”Allerede ved det første møde prøver vi at finde ud af, hvad virksomheden drømmer om. Hvad skal fejres, hvad skal der være fokus på, og hvilken stemning vil de gerne skabe?” fortæller Elisabeth Støle, Director of Sales på AC Hotel Bella Sky Copenhagen.
Hun har arbejdet på hotellet i snart 15 år og har set mange forskellige måder at holde firmafest på. Fælles for de bedste er ifølge hende, at gæsterne mærker, at nogen har tænkt over helheden.
Festen får sit eget udtryk
Bella Skys to karakteristiske tårne er lette at genkende udefra. Indenfor fortsætter de skæve vinkler i et hotel præget af nordisk design, store vinduespartier, dagslys og grønne planter.
Rammerne kan samtidig ændre karakter efter arrangementets type og størrelse. En julefrokost behøver ikke ligne arrangementet, der fandt sted i samme lokale dagen før.
”Vi er enormt fleksible. Har virksomheden en bestemt farve eller et tema, kan vi arbejde videre med det i alt fra mad og cocktails til blomster og lys,” siger Elisabeth Støle.
Virksomhedens logo kan indgå i lokalerne, blomster og belysning kan tilpasses, og en bred vifte af eksterne samarbejdspartnere kan kobles på, hvis der skal skrues yderligere op for scenografi eller underholdning.
Hotellet har desuden en eventkoordinator, der hjælper med planlægningen. Det betyder, at virksomheden ikke behøver at møde op med en færdig drejebog. Nogle kommer med en klar idé. Andre ved mest af alt, at de gerne vil give medarbejderne en aften, der føles anderledes end den sædvanlige middag ude.
En kunde kom eksempelvis med ønsket om en firmafest, men uden en fast idé om, hvordan aftenen skulle se ud. Efter det første møde begyndte et 80’er-tema at tage form.
”Da festen var slut, var de helt oppe at køre over, hvor meget gæsterne var gået ind i det. Det var fantastisk at opleve,” fortæller Elisabeth K. Støle.
Et andet arrangement brød endnu mere med den traditionelle festform. Her blev et netværksarrangement om morgenen forvandlet til diskostemning allerede fra dagens begyndelse.
”Det var ret unikt. Folk fik en helt anden start på dagen end ved et traditionelt netværksarrangement.”
Det behøver altså ikke altid være middag klokken 18 og dansegulv klokken 22. Nogle gange opstår de bedste arrangementer netop, når der bliver rykket lidt ved det forventelige.
Møde, middag og overnatning samme sted
Bella Sky Conference & Event har 48 mødelokaler og fire auditorier, festsal og flere restauranter mens hotellet rummer 811 værelser og har indendørs forbindelse til Bella Center. Det gør det muligt at samle hele dagen ét sted – fra møde eller konference til middag, fest og overnatning.
”Så er det selvfølgelig nemt, at man bagefter bare kan gå op og sove. Det ser vi flere og flere gøre,” siger Elisabeth Støle.
Det er især praktisk, når medarbejdere og gæster kommer forskellige steder fra. Hotellet ligger i Ørestad med metro tæt på, kort vej til lufthavnen og nem adgang fra motorvejen. Og når festen slutter, er der ingen videre transport at holde styr på.
Maden tilpasses samtidig arrangementet, sæsonens råvarer og gæsterne. Ved særlige ønsker kan menuen udvikles sammen med køkkenet, og ved større fester er der mulighed for prøvesmagning.
”Vi har alle sammen forskellige ønsker, og vi prøver at gå så langt som muligt for at hjælpe kunderne. Hvis man ønsker noget bestemt til forretten eller hovedretten, kan man sætte sig ned med vores køkkenchef Peter og hans team og få det tilpasset.”
Det gælder også allergier og særlige kostønsker, som ifølge Elisabeth Støle fylder mere end tidligere.
Det er menneskerne, der løfter festen
For Elisabeth Støle er de fysiske rammer kun en del af forklaringen på, hvorfor et arrangement lykkes.
Efter snart 15 år på Bella Sky er det stadig variationen, der tiltaler hende. Den ene dag kan hotellet danne ramme om Fashion Week, den næste om en konference og kort efter om en julefrokost eller firmafest.
”Jeg elsker den dynamik og forskellighed, der er her. Det er det, der gør det sjovt at gå på arbejde.”
Hun vender samtidig tilbage til betydningen af de mennesker, der står omkring gæsterne undervejs. For selv det flotteste lokale bliver ikke til en god fest af sig selv.
Det kræver nogen, der får detaljerne til at hænge sammen, læser rummet og hjælper arrangementet videre, så gæsterne kan koncentrere sig om hinanden. Derfor kommer mange kunder også igen år efter år.
Og målet er enkelt: at festen ikke føles som endnu et arrangement i rækken. For det vigtigste er at være en god vært for de vigtige øjeblikke. Helst skal den sætte sig som de små fortællinger, der dukker op igen ved kaffemaskinen mandag morgen.
Læs mere på bellaskyconference.dk
