Klokken nærmer sig halv tre. Frokosten er spist, kaffekoppen står ved siden af computeren, og dagens næste præsentation er i gang. Nogle lytter stadig koncentreret. Andre mærker, at energien falder, og hånden søger næsten automatisk mod telefonen.
Det er præcis dér, et godt planlagt møde skal kunne noget mere. Hos Comwell begynder arbejdet derfor længe før deltagerne sætter sig til rette. Først skal ét spørgsmål besvares: Hvad skal mødet egentlig gøre for dem, der er med?
”Det allervigtigste for os er, at vi kender formålet. Så kan vi bedre være med til at sikre udbyttet af mødet,” siger Pernille Pokriva, hoteldirektør hos Comwell Hotels og ansvarlig for kædens MeetingDesigners.
Svaret kan ændre hele dagen. Hvis to afdelinger eksempelvis skal lære hinanden bedre at kende, er det ikke sikkert, at faste pladser og en lang række oplæg er den bedste løsning. Måske skal deltagerne flytte rundt undervejs, spise frokost på en måde, der inviterer til nye samtaler, eller have små øvelser, der får dem til at tale på tværs.
Mødet skal kunne mærkes bagefter
Det er netop her, Comwells MeetingDesigners kommer ind.
Rollen rækker videre end koordinering af lokale, tidspunkter og forplejning. Opgaven er også at spørge ind, udfordre programmet og komme med forslag, hvis erfaringen siger, at noget kan gøres bedre.
”Det skulle meget gerne være en god rådgivningspartner, man sidder med i den anden ende, og ikke bare en ansat på et hotel, der skal fikse ens ting,” siger Pernille Pokriva.
Og der er især ét sted, hvor hun ofte ser plads til forbedring: agendaen. Mødearrangøren vil naturligt gerne have så meget som muligt ud af dagen.
Men ønsket om at nå mange punkter kan let ende med at arbejde imod formålet.
”En proppet agenda med mange tidspunkter er næsten dømt til at gå galt. Man vil gerne nå så meget som muligt, men hvis man skal sikre udbyttet, nytter det ikke, at programmet er for presset,” siger hun.
Derfor kan fem minutters luft være mindst lige så værdifuldt som endnu et oplæg. En kort refleksion, lidt frisk luft eller en samtale med sidemanden kan være nok til at få koncentrationen tilbage.
Få deltagerne væk fra autopiloten
De fleste kender også tendensen til automatisk at sætte sig ved siden af de samme kolleger. Det kan være trygt, men hvis formålet er at styrke relationerne på tværs, kan små rokader gøre en stor forskel. Deltagerne kan skifte plads efter en pause eller få et par spørgsmål, de skal vende med en ny sidemand.
”Jo mere vi kan involvere deltagerne under et møde, jo bedre er det. Og jo mere husker de af det,” siger Pernille Pokriva.
Det behøver ikke være store øvelser eller aktiviteter. Pointen er snarere at bryde dagen op, før deltagerne selv begynder at koble fra. Også selve lokalet har betydning. For Pernille Pokriva begynder et godt mødelokale med noget meget jordnært: Teknikken skal fungere.
Den, der skal præsentere foran kollegerne, skal ikke bruge de første minutter på at kæmpe med lyd og skærm. Samtidig skal det være nemt at komme ud, få dagslys og bevæge sig mellem programpunkterne.
”Jo mere lys der er, og jo hurtigere man kan komme ud og få frisk luft, jo bedre mulighed har man for at få ny energi til næste session,” siger hun.
Tryghed fra første kontakt
For den medarbejder, der har ansvaret for virksomhedens møde eller konference, ligger der ofte mange timers planlægning bag. Derfor ser Pernille Pokriva tryghed som en vigtig del af hele forløbet. Den skal begynde ved den første mail eller telefonsamtale og følge arrangementet gennem planlægningen og selve dagen. Arrangøren skal vide, hvem der kan hjælpe, hvis programmet ændrer sig, teknikken driller, eller der pludselig opstår et nyt behov.
Og hvis kunden kommer med et ønske, der ligger uden for standardpakken, bliver reaktionen sjældent et hurtigt nej.
”Vi tænker altid: Hvordan kan det lade sig gøre? Det er ofte de opgaver, vi synes er sjovest, fordi vi også selv bliver udfordret,” siger Pernille Pokriva.
Efter mere end 30 år med konferencer er det stadig det, der motiverer hende: at opleve, at rammerne omkring et møde faktisk kan gøre en forskel for det, deltagerne tager med sig bagefter.
Hendes råd til den næste mødearrangør er derfor enkelt: Kend formålet, giv programmet luft og brug rådgivningen undervejs. For det afgørende er ikke, hvor meget der står på agendaen. Det er, hvor meget deltagerne faktisk tager med sig ud ad døren.
