Der er stille i lokalet, mens kvartalsresultaterne bliver gennemgået. PowerPointen kører, kuglepennene noterer, kaffekopperne tømmes. På den anden side af ruden tumler en panda gennem sit anlæg. Den stopper op, kigger nysgerrigt ind – og bryder koncentrationen et øjeblik. Smilene breder sig. Stemningen letter.
Det er præcis den type øjeblik, flere virksomheder bevidst opsøger, når de planlægger konferencer, lederseminarer og kundearrangementer. Mødet skal levere resultater. Det skal også samle mennesker. Rammerne er blevet en aktiv del af ledelsesværktøjskassen.
Hos Zoologisk Have København har man de senere år mærket en tydelig bevægelse væk fra de klassiske, neutrale konferencecentre og hen imod steder med karakter og indhold.
”Vi kan tilføje en mødedag noget helt specielt. Man kan få besøg af et dyr, eller man kan lade dagens indhold spille sammen med det, der sker i Haven. Det er der ikke ret mange, der kan,” siger Nicolai Byrholt, F&B Manager i Zoologisk Have København.
Rammer, der flytter mennesker
Mange forbinder zoologiske haver med familieudflugter og skoleklasser. Nicolai Byrholt oplever, at erhvervslivet i stigende grad ser mulighederne i at bruge omgivelserne strategisk.
”Det kan rykke lidt ved nogens grænser,” fortæller Nicolai Byrholt og peger på et af Havens indslag, hvor en formidler kan dukke op med et krybdyr under armen. ”Hvis man har siddet en hel dag med tunge salgstal, og der pludselig står en med en slange, som man kan holde, hvis man vil, så er det grænseoverskridende for mange. Det er en god måde at rykke ved noget på, så man husker det.”
Den type oplevelser sætter spor. Når medarbejdere deler en situation, der ligger uden for det forventelige, opstår der en fælles reference. Den kan bruges senere – i samarbejdet, i dialogen, i kulturen.
For ledere, der arbejder med trivsel og sammenhold, kan rammerne gøre en mærkbar forskel. Når medarbejdere oplever noget sammen – for eksempel at gå en tur i Haven mellem to oplæg eller stå med en slange i hænderne – giver det fælles minder. Det gør det lettere at tale sammen bagefter og styrker relationerne på tværs af afdelinger og niveauer.’
Samtidig giver Haven mulighed for at bryde med den faste mødeskabelon.
”En tur rundt i Haven som en form for gruppearbejde, hvor man går og taler om dagen, det er meget brugt. Det behøver ikke være så styret. Man kan bare gå en tur og have noget ud af det,” siger Nicolai Byrholt.
Den fysiske bevægelse ændrer dynamikken. Når deltagerne bevæger sig side om side i stedet for at sidde over for hinanden, opstår en anden type samtale. Flere byder ind. Hierarkierne træder i baggrunden. For mange virksomheder er netop det afgørende, når nye strategier skal forankres bredt.
Nicolai Byrholt, F&B Manager Zoologisk Have København
Et solidt fundament under oplevelsen
Oplevelsen må dog aldrig stå alene. Nicolai Byrholt lægger vægt på, at fundamentet skal være på plads.
”Fundamentet skal være i orden. Vi har udstyr, der fungerer, gode stole og borde og god mad. Det skal ikke kun være dyr og spas. Basen skal være på plads, for at man kan lave alt det andet sjove,” understreger Nicolai Byrholt.
Zoologisk Have København råder over mødelokaler i flere størrelser – fra mindre rum til seks personer og op til større opsætninger med flere hundrede deltagere. Lokalerne ligger fordelt rundt i Haven, blandt andet ved hovedindgangen og tæt på panda-anlægget. Der findes auditorier i hver sin ende af Haven, som kan danne rammen om større oplæg og konferencer.
Den fysiske spredning er i sig selv en del af oplevelsen. Deltagerne bevæger sig gennem Haven mellem programpunkterne. Pauserne bliver mere end blot tid til kaffe. De bliver en mulighed for at trække vejret, udveksle perspektiver og lade indtrykkene bundfælde sig.
Ambitionen er at aktivere så mange af Havens kvadratmeter som muligt. Der arrangeres middage ved isbjørnene, mad over bål i tipi og større arrangementer i særlige zoner. Rammerne kan tilpasses virksomhedens formål – uanset om det gælder et internt strategiseminar eller et kundearrangement med fokus på relationer.
Konferencen som strategisk prioritet
Når ledelser prioriterer møder og konferencer i anderledes rammer, er det sjældent tilfældigt. Det er et bevidst valg om at investere i kultur og netværk.
Internt kan et veltilrettelagt arrangement styrke sammenholdet og give medarbejderne en oplevelse af at være en del af noget større. Eksternt kan det fungere som en platform for dialog med kunder og samarbejdspartnere. En konference med karakter bliver ofte husket længere end en standardløsning.
”Vi har stor variation i vores kunder. Det spænder fra de største virksomheder i Danmark til den lokale maler. Og så har vi også private arrangementer. Vi holder alt fra en 90 års fødselsdag til en stor konference,” siger Nicolai Byrholt.
Spændvidden viser, at behovet for stærke rammer ikke er forbeholdt bestemte brancher. Fællesnævneren er ønsket om at skabe en dag, der gør indtryk.
”Vi får rigtig god feedback, og vi har mange gengangere. Det der med at kunne tilbyde noget, som man husker, det er det, vi gerne vil,” siger Nicolai Byrholt.
Den kulinariske dimension i konferencen
En konference er også en sanselig oplevelse. I Zoologisk Have København er der to restauranter med hver deres profil.
Den ene har et dansk afsæt med klassiske retter, den anden er inspireret af asiatiske smage i tråd med placeringen ved pandaerne.
Gastronomien kan understøtte dagens tema og skabe en glidende overgang mellem det formelle program og de mere uformelle samtaler. Når deltagerne samles om et måltid, opstår der ofte nye perspektiver og dialoger, som ikke nødvendigvis får plads i mødelokalet. I det uformelle rum løsnes stemningen, og samtalerne bevæger sig frit.
For virksomheder, der inviterer kunder og samarbejdspartnere med, kan middagen derfor få en særlig betydning.
Værtskabet og kvaliteten i oplevelsen er med til at præge indtrykket af arrangementet som helhed og kan have indflydelse på den relation, der bygges videre på efterfølgende.
En dag, der sætter spor
Et af de mere omfattende arrangementer var et nordisk symposium, hvor deltagerne blev sendt rundt i Haven i mindre grupper med workshops og oplæg.
”Vi delte gæsterne op og sendte dem rundt i hele Haven i tre fire timer. De fik et fedt indtryk af, hvad vi kan tilbyde. Det var en form for speeddating i vores eventafdeling,” fortæller Nicolai Byrholt med et grin.
Den type opsætning kræver planlægning og koordinering. Til gengæld får deltagerne en intens og varieret oplevelse, hvor indhold og omgivelser spiller sammen. For arrangørerne bliver det en mulighed for at vise bredden i tilbuddene – og for virksomhederne en måde at engagere deltagerne aktivt.
For Nicolai Byrholt ligger motivationen i netop det øjeblik, hvor det hele går op i en højere enhed.
”At stå op for at give vores gæster en særlig oplevelse ud over det sædvanlige, noget man kan huske – hvis jeg er med til at planlægge sådan en dag, så er jeg meget tilfreds,” siger Nicolai Byrholt.
På den måde bliver konferencen mere end bare endnu et punkt i kalenderen. Den får faktisk betydning for dem, der er med.
Læs mere på www.zoo.dk
